“Aquilo que não pode ser medido não pode ser melhorado” – você já deve ter ouvido essa frase algumas vezes. Apesar de parecer um jargão no meio empresarial, ela diz muito sobre o segredo do sucesso dos negócios. Empresas bem sucedidas acompanham constantemente seus números para identificar pontos de melhoria e alcançar suas metas.
Na logística não é diferente. Atualmente, com a grande concorrência e o alto nível de exigência dos clientes, buscar a satisfação em cada atendimento é uma condição para manter a empresa competitiva.
Por isso, o controle dos KPIs logísticos é fundamental para compreender a performance e auxiliar na tomada de decisão. E, para mensurar como está a sua eficiência logística, nada melhor do que avaliar sob a visão do seu cliente. Para isso, existe um indicador específico, o OTIF (On Time In Full).
Neste artigo, vamos explicar melhor sobre esse conceito que pode mudar totalmente a sua operação logística. Continue a leitura!
O que são KPIs logísticos?
Antes de conhecer o indicador OTIF é preciso compreender o conceito de indicadores e como isso impacta na gestão da sua empresa.
Basicamente, o indicador-chave de desempenho, também conhecidos como KPI (Key Performance Indicator), é uma ferramenta de gestão para medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas está efetivamente atendendo aos objetivos propostos pela empresa.
Existem diversos indicadores de desempenho logístico para monitorar, cabe a cada empresa escolher os que fazem mais sentido para o seu negócio.
Enquanto para uma, o objetivo principal é a redução no gasto de combustível, para outra, o interessante pode ser a entrega dentro dos prazos.
Leia mais: KPIs logísticos: 5 indicadores de desempenho para sua gestão
O que é o indicador OTIF?
OTIF é uma sigla para On Time In Full, que traduzindo significa “no tempo completo”. Como um indicador de desempenho logístico, essa métrica ajuda a mensurar a qualidade das entregas realizadas pela empresa.
Essa métrica segue dois processos para medir a eficiência de uma operação logística:
- On-time: está ligado a pontualidade das suas entregas, mostrando quantas foram realizadas no prazo informado ao cliente;
- In-Full: verifica se as entregas foram feitas por completo, na primeira entrega.
Desta forma, o OTIF está diretamente ligado com a qualidade do nível de serviço. Qual é o impacto disso?
Uma empresa que não acompanha a taxa de pontualidade das entregas, com certeza, terá um alto índice de reclamações e até de devolução de pedidos. Da mesma forma, as entregas feitas no prazo, mas que forem incompletas, também aumentarão o índice de insatisfação dos clientes.
Como realizar o cálculo do OTIF?
Para ter qualquer indicador da sua operação é necessário uma premissa básica: a coleta de dados. Portanto, antes de mais nada, reunir informações sobre os pedidos é fundamental para realizar o cálculo.
Basicamente, você irá precisar separar os dados e organizar em duas categorias: atendido no prazo e entregue sem erro.
Apesar da métrica reunir as duas categorias, cada elemento deve ser analisado separadamente para identificação de gargalos e problemas na operação. Vamos a um exemplo!
Imagine que sua lanchonete precisa entregar 100 hambúrgueres::
- Se você entregou 100 pedidos no dia, e 90 entregas foram feitas sem atraso, a sua taxa On-Time será de 0,90;
- Agora, se do total de entregas feitas, apenas 80 pedidos foram completos, a sua taxa In-Full será de 0,80.
Com esses dados em mãos, faremos o seguinte cálculo para descobrir o índice OTIF:
OTIF: 0,90 x 0,80 = 0,72 = 72%
De modo geral, as empresas que controlam essa métrica buscam alcançar uma taxa superior a 95%.
A importância de acompanhar esse indicador de desempenho
Se o seu objetivo é aumentar a satisfação e fidelizar os clientes, o indicador OTIF pode ser a resposta para melhorar sua performance. Afinal, quanto mais próximo o indicador estiver dos 100%, mais próximo da entrega perfeita você estará.
Além disso, quando se acompanha o OTIF é possível ter uma visão mais ampla de outros aspectos operacionais como:
- Nível de serviço das entregas;
- Índice de retrabalho e necessidade de logística reversa (no caso de pedidos com problemas);
- Qualidade do serviço prestado pelas transportadoras ou entregadores;
- Falhas na gestão interna;
- Possível grau de insatisfação dos clientes.
Mais do que isso, com apenas um indicador é possível analisar uma boa parte do processo logístico. Por exemplo, ao perceber um baixo índice de entregas on-time, você pode avaliar o processo para detectar falhas.
Mesmo que a entrega seja afetada por fatores externos como atrasos no trânsito, o baixo índice de entregas pode apontar a necessidade de uma roteirização mais eficiente ou atrasos na separação dos pedidos.
Enquanto isso, a métrica in-full pode mostrar que existem falhas na comunicação interna sobre a quantidade correta dos pedidos ou problemas na linha de produção e abastecimento.
De qualquer forma, o OTIF é uma métrica muito importante para avaliar o desempenho e a gestão logística da sua empresa.
Como implantar um indicador na operação logística?
Implantar um novo indicador na operação logística é uma mudança cultural na empresa. Afinal, os colaboradores envolvidos precisam entender a importância de coletar as informações e deixar atualizadas.
Além disso, todos precisam estar cientes e dispostos a implantar as melhorias e corrigir as falhas encontradas no processo. Confira algumas dicas para implantar o OTIF na sua gestão logística!
Documente os processos
Padronize todos os processos logísticos dentro da sua empresa e documente todas as atividades. Afinal, o OTIF — em médio a longo prazo — vai fornecer insights que vão ajudar seu time a justamente mudar esses processos para melhor.
Automatize a operação
Não ter um controle automatizado do processo pode dificultar bastante a coleta e o controle do seu negócio.
Com uma plataforma que permite a visualização em tempo real de sua operação, planeje horas com diversas variáveis, controle a jornada de trabalho e consiga saber com exatidão quando o produto chegou na casa do cliente, ajudará a criar uma entrega muito mais eficiente.
Análise os dados
Crie uma periodicidade para acompanhar os dados, o importante é sempre avaliar o percentual On Time e o percentual In Full. As entregas mal sucedidas podem trazer valiosas lições sobre o que deve ser melhorado e são extremamente valiosas na hora de traçar um plano de ação.
Como um sistema de gestão contribui para OTIF?
O principal fator que deve ser considerado na elaboração do KPI é a qualidade da informação. Isso porque, registros manuais tendem a ter baixa confiabilidade pelos eventuais erros de lançamentos, fórmulas incorretas ou até segurança nos acessos.
Um software para a gestão atua para corrigir esse problema, os registros estão consolidados em uma base e muitas das vezes, apresentam relatórios prontos. Em poucos cliques, é possível acompanhar a operação diariamente.
Portanto, a definição de indicadores de desempenho, bem como seu acompanhamento, deve ser uma atividade rotineira para o setor — e que pode ser aprimorada com um sistema de gestão.
A Vuupt é uma plataforma de roteirização e gestão de entregas, o nosso software além de diversas funcionalidades, permite acompanhar todo o lado de gestão da sua última milha. Um jeito simples para acompanhar os seus KPIs logísticos!
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