KPIs logísticos: 5 indicadores de desempenho para sua gestão

KPI é uma sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou  Indicador-Chave de Desempenho, em português. O KPI é uma ferramenta de gestão utilizada para analisar indicadores importantes para um negócio ou empresa. 

Você sabe o que as estratégias de sucesso têm em comum? Todas elas acompanham constantemente a performance das suas ações. 

Provavelmente, já deve ter ouvido a frase “o que não pode ser medido, não pode ser gerenciado”, essa sentença foi dita pelo professor norte-americano William Edwards Deming e tem tudo a ver com o assunto deste artigo.

Basicamente, monitorar os números é o que permite determinar o que está funcionando e o que não está, sendo a melhor maneira de avaliar os resultados. Mas, essa análise precisa de números para ser precisa. 

Esses números são a forma de saber, se os resultados vão de acordo com os objetivos da estratégia logística e, mais importante, se a empresa está conseguindo o retorno esperado. 

Para isso, a seguir serão abordados os principais KPIs logísticos. 

O que são KPIs logísticos?

O indicador-chave de desempenho, também conhecidos como KPI (Key Performance Indicator), é uma ferramenta de gestão para medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas está efetivamente atendendo aos objetivos propostos pela empresa. 

Os indicadores podem ser um número ou percentual, acompanhados tanto por meio de planilhas (manualmente) como por softwares (automaticamente). O ponto central é saber escolher quais são os indicadores a serem medidos. 

Existem diversos indicadores de desempenho logístico para monitorar, cabe a cada empresa escolher os que fazem mais sentido para o seu negócio. Enquanto para uma, o objetivo principal é a redução no gasto de combustível, para outra, o interessante pode ser a entrega dentro dos prazos. 

Como escolher os KPIs logísticos?

O primeiro passo é que os KPIs estão diretamente ligados aos objetivos por um motivo simples: são eles que medem a performance de cada um dos objetivos. 

São diversos fatores que influem na efetividade dos KPIs logísticos, desde as ferramentas utilizadas para captação de informações até as pessoas que irão realizar a análise dos dados coletados. 

De qualquer forma, existem algumas características importantes que devem ser consideradas para sua construção, como por exemplo:

• É necessário objetividade;
• Precisa ser mensurável;
• Precisa ser verificável;
• Comprometimento dos envolvidos no processo.

O que isso significa? A decisão deve englobar indicadores-chave que sejam facilmente decifráveis. Não apenas para o setor que vai utilizar os dados, mas também para a pessoa que vai coletar as informações e analisar. 

Em outras palavras, a melhor forma de decidir quais indicadores-chaves utilizar é colocando na balança do “valor agregado”. Por isso, deve-se realizar alguns reflexões para chegar a uma definição final, como:

Por que esses indicadores trazem resultados significativos para um setor e a empresa? Ele possui utilidade para gestores ou outras pessoas envolvidas no processo?

Se chegar à conclusão que os resultados fornecidos não sofrerão alterações, nem mesmo com mudança de estratégia e investimento, ele pode não ser uma boa referência para acompanhar. 

Quais são os principais KPIs logísticos?

É perceptível que a definição de KPIs está intrinsecamente relacionada ao objetivo de cada negócio, alguns indicadores são comumente utilizados no setor de logística. Por isso, é importante considerar alguns deles para a gestão da empresa. 

Conheça 5 indicadores de KPIs logísticos mais usuais. 

1 – Serviço de entregas 

Esse é um indicador muito relevante, pois ele mede o cumprimento dos prazos de entrega, que representa um dos principais pontos da operação logística. 

O indicador leva em conta, o tempo que o produto demorou para chegar ao cliente, considerando a partir do momento em que o veículo saiu para o transporte. Além disso, se a entrega foi realizada completa ou parcialmente. 

Com essa métrica é possível identificar os principais problemas com as entregas, se ela está relacionada a determinadas regiões ou um mau planejamento da rota, por exemplo. A partir disso, torna-se viável atuar para buscar soluções que previnam falhas e atrasos. 

2 – Ciclo do pedido 

O ciclo do pedido também conhecido como lead time, a sua avaliação leva em consideração, o tempo que um pedido demora para ser concluído. O prazo inicia quando é inserido no sistema pelo usuário até o momento em que é recebido pelo cliente final. Em resumo, abrange todo o processo.

Diferente do “Serviço de Entregas” que é associado mais aos atrasos na entrega final para o cliente e a responsabilidade é mais do transporte. No ciclo do pedido, outras variáveis estão em jogo. Pode ter indisponibilidade no estoque, falhas na liberação do pedido, atrasos no carregamento, dentre outros. 

Dessa forma, o gestor consegue identificar os gargalos e criar ações para minimizar ou eliminar os impactos negativos, melhorando controle de estoque, oferta, transporte e outros processos. 

3 – Número de ocorrências 

As ocorrências estão relacionadas aos casos em que o pedido não pode ser entregue em sua totalidade ou dentro do prazo, as queixas podem ser relacionadas a avarias, extravios, trocas ou devoluções.

O que auxilia identificar as causas que resultam em mercadorias devolvidas pelos clientes para a empresa. Além disso, essas ocorrências provocam aumento de custos e retrabalho em alguns processos, comprometendo a produtividade. 

4 – Nível do estoque

Considerado uma das KPIs logísticas mais importantes. Esse indicador mostra qual é o nível médio do estoque durante um determinado tempo, em relação a uma determinada categoria de produto, centro de distribuição, sazonalidade e outros.

O nível de estoque serve para mostrar se há discrepâncias entre os números registrados no estoque da empresa e os itens que ainda estão no armazém. Assim, o gestor consegue trabalhar para corrigir o erro e evitar a falta de material para produção.

5-  Custos logísticos 

Essa KPI vai apresentar os gastos gerais da operação logística, envolvendo custos com transporte, processamento de pedidos, estoque, inventário, dentre outros. 

Por abranger diversos setores é indicado que faça recortes para análise, facilitando o entendimento e a visibilidade com os objetivos. Uma das formas mais comuns de divisões é em custos internos (relacionados dentro da operação da empresa), custos externos (ocorrem fora da empresa) e custos por produto e/ou serviço. 

Como um sistema de gestão contribui para cada KPI logístico?

São muitos os indicadores que podem ser desenhados para a estratégia da empresa, o principal fator que deve ser considerado na elaboração do KPI é a qualidade da informação. Isso porque, registros manuais tendem a ter baixa confiabilidade pelos eventuais erros de lançamentos, fórmulas incorretas ou até segurança nos acessos. 

Um software para a gestão atua para corrigir esse problema, os registros estão consolidados em uma base e muitas das vezes, apresentam relatórios prontos. Em poucos cliques, é possível acompanhar a operação diariamente. 

Além dos relatórios emitidos, um software vai ter uma utilização ampla na operação logística como um todo, pois oferece possibilidade de planejar prazos de entrega, rotas, financeiro, dentre outros. 

Portanto, a definição de indicadores de desempenho, bem como seu acompanhamento, deve ser uma atividade rotineira para o setor — e que pode ser aprimorada com um sistema de gestão.

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