Tempo é palavra de ordem na logística. Para cumprir os prazos de entrega é preciso ter uma boa gestão dos processos, independentemente de qual seja o setor de atuação da empresa.
Do preparo do produto até a entrega no destino final, os desafios enfrentados são inúmeros. No entanto, para que as empresas possam atingir os resultados e se manterem competitivas no mercado, veja algumas medidas que elas podem tomar para cumprir os prazos de entrega.
Como funciona uma gestão de entregas?
A gestão de entregas compreende todos os processos envolvidos no transporte e movimentação de produtos de uma empresa, desde a separação do pedido até a chegada da mercadoria no destino final.
Quando o pedido chega na central de distribuição, uma série de atividades se tornam necessárias para transportar e entregar a mercadoria para o cliente. Além de realizar a correta triagem e transferência, é preciso estabelecer a roteirização, monitorar o andamento das entregas e ainda estar preparado para contornar imprevistos.
Isto se adapta a qualquer tipo de negócio mas, é claro, contando com suas particularidades. Por exemplo, uma hamburgueria o processo de entrega começa na chegada do pedido.
O estabelecimento precisa organizar a ordem da preparação dos pedidos, monitorar o tempo de execução, distribuir entre os entregadores a quantidade de sanduíches, planejar a rota, monitorar o pedido durante o trajeto e até avaliar a satisfação do cliente. Tudo isso faz parte da gestão de entrega.
O que afeta o prazo de entrega?
Como exemplificamos no tópico anterior, diversos detalhes na gestão de entrega podem impactar no tempo. Podemos citar algumas situações que prejudicam o cumprimento do prazo da entrega:
- Condições do trânsito, climáticas e da estrada;
- Atrasos na liberação, separação e envio do pedido;
- Falta de produto em estoque;
- Mau aproveitamento da distribuição da carga nos veículos;
- Restrição de circulação de veículos;
- Condições da frota;
- Mau planejamento das rotas de entregas;
- Alto índice de reentregas.
A grande maioria desses problemas são gerados pela falta de uma gestão efetiva e a ausência de tecnologia nos processos. Diferentemente, do trânsito e das condições climáticas que não podem ser controladas. No entanto, com uma boa gestão fica mais fácil contornar esses imprevistos.
Como reduzir o prazo de entrega?
Quando falamos em logística, o uso de tecnologia se tornou indispensável para as empresas que desejam manter-se competitivas e com uma alta performance. E não adianta ter tecnologia sem uma boa gestão de pessoas.
Por isso, a modernização da gestão e a comunicação organizacional eficiente devem fazer parte da estratégia das empresas. Afinal, a qualidade da gestão de entregas é determinante para:
- Cumprimento das metas diárias e periódicas;
- Satisfação do cliente final;
- Redução de custos operacionais;
- Gerenciamento adequado da frota.
Confira algumas dicas para diminuir o prazo de entrega na sua empresa!
1- Distribuição dos pedidos (veículos e entregadores)
Pode parecer simples, mas organizar a distribuição dos pedidos ou mercadorias tem mais impacto do que se possa imaginar. Para exemplificar melhor, vamos separar em dois tópicos que representam situações diferentes, confira a seguir.
Distribuição de cargas entre os veículos
A questão está relacionada diretamente com a capacidade do veículo e o volume do pedido. Quando organizado de forma correta, o carro pode levar uma capacidade maior diminuindo o número de viagens e otimizando o tempo de entrega.
Também vale ressaltar que o veículo deve ser carregado dentro da sua capacidade correta. Caso contrário, ele pode ter um gasto maior de combustível e um grande desgaste, aumentando o número de manutenções.
Fazer esses cálculos manualmente são bem complexos, você precisa analisar a ocupação do carro, volume do pedido, peso, dentre outros. No entanto, existem softwares que auxiliam nessa função, mais conhecido como roteirizador.
O sistema de roteirização realiza automaticamente todos os cálculos, considerando as características de todos os seus veículos e pedidos.
Distribuição dos pedidos entre entregadores
É preciso ter o mínimo de organização para distribuir os pedidos entre os entregadores. Afinal, você não quer que seu entregador demore mais tempo que o normal realizando as entregas, certo?
Para entender melhor o cenário, vamos exemplificar com um serviço de food delivery. Muitas vezes, não há um bom aproveitamento dos motoboys durante a execução do serviço.
Você possui dois entregadores e 30 pedidos para serem entregues. Você pede ao primeiro motoboy da fila que realize o máximo de entregas que puder, ele leva 20 refeições. Enquanto, o segundo entregador levará apenas 10.
O que pode acontecer? O primeiro entregador vai demorar, os pedidos irão esfriar e alguns clientes podem reclamar pelo atraso. Outro ponto, se esses endereços forem todos em direções muito opostas?
Bom, vários problemas podem acontecer por uma distribuição mal elaborada. Novamente, um roteirizador otimiza essa distribuição entre os entregadores disponíveis, planejando a melhor rota de entrega.
2 – Planejamento de rotas
Antes de entender o que é um planejador de rotas, você precisa saber que ele também é chamado de roteirizador.
O roteirizador é um sistema composto por um algoritmo que executa diversos cálculos matemáticos, com o objetivo de criar o planejamento das rotas que sua frota irá percorrer, para fazer o deslocamento de forma mais eficiente, reduzindo o tempo, a distância e os custos operacionais.
Assim, o motorista não precisa se preocupar em encontrar o melhor caminho para chegar até os endereços. Ele já terá todo o trabalho planejado, como as previsões de chegada e caminhos traçados antes de começar as entregas, como também fará a rota mais eficiente possível.
A roteirização consegue otimizar desde o carregamento dos veículos, levando em conta limitações de peso e cubagem, o horário de trabalho dos motoristas, o tempo de descarregamento, prazo de entrega, entre outros. Isso não facilita apenas a vida do motorista, mas de toda operação de entrega e coleta.
3- Monitore em tempo real
Saber a localização de cada veículo é importante para acompanhar o andamento das entregas ou saber se estão cumprindo as rotas planejadas. Além disso, é mais fácil gerenciar algum imprevisto.
Por exemplo, imagine que em um dia com muito fluxo de entregas, um cliente liga querendo saber a hora aproximada que irá receber a mercadoria. Como saber em qual ponto da rota o seu motorista se encontra? Se você não acompanha em tempo real, fica bem difícil responder a esse questionamento.
Com um sistema de roteirização é possível acompanhar o status de cada entrega, desde o momento que o motorista sai até o retorno dele. Além de conseguir parametrizar o tempo de parada para um descarregamento.
4 – Comunicação com o cliente
“Seu pedido está a caminho” essa é uma das frases preferidas do cliente. Informar aos consumidores sobre o status da sua entrega pode oferecer uma melhor experiência.
A comunicação com o cliente é crucial para criar um bom relacionamento. Saber o tempo médio de entrega é um ponto positivo, mas cumpri-lo também é fundamental para atender as expectativas.
Por isso, para ter um processo mais transparente, medidas como enviar notificações sobre o status do pedido ou cliente poder acompanhar o deslocamento do entregador é um grande diferencial.
Além disso, reduz o número de reclamações ou atendimentos querendo saber quando irá acontecer a sua entrega.
5 – Manutenção da frota
Estar com a manutenção da frota em dia pode evitar sérias dores de cabeça. Imagina em um dia com bastante fluxo, o carro estragar por um problema de troca de óleo?
Por isso, fazer manutenções preventivas e revisar os veículos da sua frota é importante para não ter problemas na sua operação logística e, por fim, evitar atrasos no prazo de entrega.
6- Indicadores de desempenho
“Não se gerencia o que não se mede”, provavelmente, você já deve ter ouvido essa frase do William Edwards Deming, ela faz total sentido. Ter informações sobre o processo de entrega é um grande diferencial.
É com dados sobre cada etapa do processo, que se torna possível identificar falhas e melhorias para a empresa. O gestor precisa visualizar a logística do ponto de vista estratégico, acompanhar a operação para fazer ajustes e otimizar o trabalho.
Uma plataforma de entrega disponibiliza os dados sobre tudo que aconteceu naquela última milha. Com apenas alguns cliques é possível extrair informações valiosas para o sucesso da sua gestão de entregas.
O alto impacto causado pelo atraso nas entregas
O não cumprimento do prazo de entrega pode trazer impactos negativos para o negócio. O primeiro deles é a insatisfação do cliente, que pode nunca mais voltar a comprar com sua empresa ou ainda influenciar outras pessoas a não comprarem.
Dependendo do negócio, o atraso pode causar até perda da qualidade do produto. Em um delivery, receber um alimento depois do prazo pode chegar frio, por exemplo.
Além disso, o prazo de entrega afeta diretamente a possibilidade de um produto ser vendido ou não em um tipo de mercado. No caso dos Estados Unidos, por exemplo, cada dia de entrega adicional diminui em 1,5% a chance de venda do produto no país. Ou seja, um produto que demora 5 dias para chegar aos EUA tem mais chance de sucesso que um produto que demora 10 dias.
Por isso, a importância em otimizar o tempo da entrega e fazer uma boa gestão de entregas. Isso pode ajudar a aumentar as vendas, fidelizar clientes e ainda ser o diferencial competitivo.
Por que investir em tecnologia?
Todos os desafios relacionados à gestão de entregas podem ser facilitados com a tecnologia, já que ela não só aprimora os processos como também otimiza o tempo e aumenta a produtividade.
O desafio, no entanto, é conseguir softwares adequados, que sejam realmente eficientes. Encontrar soluções compatíveis com a necessidade da organização e que atendam às demandas exige uma boa pesquisa dos gestores.
A Vuupt, por exemplo, é uma plataforma especializada em roteirização e gestão de entregas para você que possui seu motoboy/entregador próprio ou terceirizado. Com o nosso software, você vai poder planejar e criar rotas mais rápidas para seus entregadores.
Acompanhe todo o seu processo de entrega em tempo real e saiba onde estão os entregadores e como eles estão se saindo. Notifique os seus clientes via SMS ou e-mail, permita com que eles rastreiem o seu entregador e avaliem (5 estrelas) o serviço de entrega.
São inúmeras outras funcionalidades que, certamente, entregarão valor para sua empresa. Quer saber mais? Fale agora com um dos nossos especialistas.
