Ter um sistema de gestão de entregas é essencial para uma operação logística eficiente. Isso porque, os desafios enfrentados nesse processo são inúmeros e podem ter um grande impacto nos resultados.
Atualmente, conseguir realizar as entregas dentro do prazo não é mais um diferencial, mas sim, uma exigência do consumidor. Atender as expectativas dos clientes faz com que tenham uma melhor experiência de compra e até uma fidelização com a marca.
Por isso, uma empresa deve ter um controle total do processo de entregas. Um dos pontos positivos é o acompanhamento em tempo real, em caso de imprevistos é possível resolver os problemas com mais agilidade e eficiência. Além disso, ter uma visibilidade completa da operação de entrega, ajuda as empresas conseguirem uma maior assertividade na redução de potenciais custos extras.
Veja a seguir, a importância em adotar um sistema de gestão de entregas para a sua empresa!
O que é uma gestão de entregas?
Antes de entender as vantagens em utilizar um sistema é importante compreender o funcionamento deste processo.
Uma gestão de entregas vai acompanhar todas as etapas do processo da última milha (ou last mile), desde quando o motorista saiu da empresa até o destino final. O objetivo da gestão é monitorar a operação e obter informações como: status das entregas, localização da frota, controle da jornada do motorista, ocorrências na rota, entre outras.
Tudo isso é feito em tempo real com uso de software especializado, como a plataforma de gestão de entregas da Vuupt. Com um sistema é possível gerir corretamente as entregas e acompanhar cada passo, pois ele permite uma maior visibilidade da operação impactando no aumento da produtividade e na redução dos custos.
Ao adotar um sistema de gestão de entregas, os benefícios são para diversos envolvidos nesta atividade. Primeiro, que uma plataforma possui funcionalidades que permitem notificar os clientes sobre o andamento da sua entrega.
Os motoristas com uso de aplicativos conseguem se comunicar com a central e ainda acompanhar a sua jornada de trabalho. Já a empresa com esse monitoramento inteligente em tempo real, otimiza os processos e ainda conquista uma grande agilidade em resolver imprevistos.
Por que implantar adotar um sistema?
Gerenciar as entregas ou coletas é um fator básico no sucesso da logística de qualquer empresa, e tem um impacto direto nos resultados. À medida que a empresa cresce, se torna ainda mais complicado ter um controle manual, aumentando a necessidade de aprimorar os processos.
Para ter uma operação mais ágil, o mercado vem trazendo inovações que atendem diferentes particularidades de cada segmento. E uma delas é acompanhar em real time cada etapa da entrega e ter um controle maior da logística como um todo.
Muitas empresas investem apenas em ferramentas de roteirização, não que seja de menor importância no processo de distribuição, mas uma gestão de entregas completa vai além de criar rotas eficientes.
Um exemplo, ao planejar diversas rotas, movimentar toda equipe de picking, carregar os veículos na ordem de entrega e, ao longo do dia, as entregas ou atendimentos ocorrerem fora de ordem?
Esta falta de controle sobre o que está acontecendo durante o deslocamento pode gerar inúmeras situações negativas para a operação. Algumas delas são a falta de cumprimento dos prazos, ficar mais tempo que o previsto em um local, percorrer uma distância maior e, consequentemente, aumento de consumo de combustível e a insatisfação do cliente.
Inúmeros problemas poderiam ser enumerados pela ausência de um sistema de gestão de entregas. Por isso, conheça 6 benefícios ao adotar um software para sua operação.
Monitore em tempo real
Gerenciar em tempo real torna mais ágil não somente as coletas, mas também as entregas. As informações a cada segundo possibilitam saber tudo que acontece em rota:
- Se um pedido foi entregue ou não;
- Se frota está cumprindo o horário planejado;
- Caso motorista tenha feito uma pausa não prevista;
- Se o comprovante de entrega foi assinado pelo cliente;
- Entre outros.
O acompanhamento permite simplificar a rotina da operação e melhora a produtividade. Em caso de atrasos, há dados suficientes para pensar em soluções que evitem descumprir o combinado da entrega.
Outro ponto importante, a central fica em contato direto com os motoristas e eles podem ser acompanhados em diversos painéis de dados e telas com mapas, mostrando o seu deslocamento e serviços realizados. Em resumo, é possível garantir que a equipe lide com agilidade diante dos imprevistos, garantindo que as entregas sejam feitas no prazo acordado com o cliente.
Mais controle das entregas
Em muitas empresas, a comprovação das entregas acontece quando o motorista volta com o canhoto da nota fiscal. Ou ainda, quando ele chega no local precisa preencher alguma papelada e, no final do dia, a operação precisa escanear para digitalizar os comprovantes.
Esse processo manual não é vantajoso, porque existe o risco de perder documentos, atrasos no momento da entrega, retrabalho para o controle da operação e em tempos de distanciamento social, corre um risco maior pelo contato direto entre seus colaboradores e clientes. Mas com um sistema de gestão de entregas é possível fazer esse processo totalmente digitalizado.
A Vuupt, por exemplo, possui um aplicativo exclusivo para os agentes e com ele pode criar um checklist para que sejam coletadas evidências necessárias no ato da entrega. Seja em opções de fotos, assinaturas, QR code ou códigos de barras, essas são algumas das formas de dados que o agente pode obter de forma simples e imediata.
Operação mais segura
Um sistema permite saber a localização exata da frota a cada segundo, além de possuir um canal de comunicação exclusivo com o motorista. Isso é muito importante, pois em caso de imprevisto na estrada que coloque o condutor ou a carga em risco, a tomada de decisão se torna mais ágil.
Ou ainda, se a localização do veículo não é aquela planejada em rota, também é possível saber imediatamente se houve algum desvio, o que pode ser um indício de que o veículo tenha sido roubado ou o motorista não está fazendo o caminho traçado pela empresa.
Controle da jornada dos motoristas
Na grande maioria, o horário de trabalho dos motoristas não é tão diferente dos demais trabalhadores que são protegidos pelo regime da Consolidação das Leis Trabalhistas, mais conhecida como CLT.
Existem inclusive leis específicas para esta categoria, por exemplo: a Lei 12.619/2012 que regulamentou as horas extras e o descanso obrigatório. A Lei do Descanso, como ficou conhecida, foi incorporada pela Lei 13.103/2015, a Lei do Motorista, que tornou obrigatório o controle de jornada.
Não é apenas um controle para a empresa, mas uma obrigação prevista em legislação. Uma boa gestão de entrega leva em conta o controle de jornada do motorista, que permite calcular corretamente os prazos da entrega, montar escalas de trabalho adequadas e garantir a segurança da carga e do trabalhador.
Pelo aplicativo da Vuupt é possível também controlar a jornada diária de cada agente, relatando os tempos de pausa, de almoço e descanso. Tudo isto fica salvo na plataforma, para que possa emitir relatórios sintéticos e tenha o real controle de suas escalas.
Melhore a experiência do cliente
Uma experiência ruim na entrega do produto, pode gerar uma reclamação e até a perda de um cliente. Mas uma boa experiência é quase uma garantia de uma nova venda.
Evitar atrasos e manter o cliente informado da localização da mercadoria ajudará a conquistar sua lealdade e mostrar um cuidado maior com ele no processo de compra.
Na plataforma da Vuupt é possível notificar o cliente sobre cada passo do processo. Seja no início do dia, antes do agente começar a jornada ou no momento em que ele desloca até o destino final. Assim, você gerencia as expectativas do cliente e mostra transparência na sua prestação de serviço.
Relatórios confiáveis
Quando um trabalho é realizado manualmente, as chances de erros são maiores e têm um grande impacto. Por isso, ao adotar um software na operação logística os dados são mais confiáveis.
Outro ponto positivo, é que todas as informações estão reunidas em apenas um lugar, o que facilita a tomada de decisões. Com uma gestão de entregas é possível ter detalhes das rotas como previsto x realizado, produtividade da equipe, histórico das rotas, quilometragem rodada, jornada dos motoristas, histórico das entregas e diversas outras informações.
Uma gestão de entregas é extremamente importante para empresas que realizam serviços de entregas ou coletas, porque possibilita verificar o desempenho da frota e dos colaboradores. Ainda permite identificar problemas que diminuem a produtividade e geram alto custo para a gestão da última milha.
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