As tarefas do dia a dia de um profissional podem sobrecarregar, de alguma maneira, e para garantir a produtividade, a implementação do Método GTD é incentivado por especialistas na área de consultoria empresarial.
Afinal, é bem possível que qualquer pessoa possa se encontrar em um ambiente de trabalho cheio de atividades, solicitações e eventos imprevisíveis.
Tudo isso passa a ser difícil de gerenciar, pois há distrações e interrupções demais, seja de dispositivos eletrônicos ou colegas de trabalho.
Assim, passam a se tornar obstáculos que se tornam no adiamento de tarefas e ajustes de agenda do setor de logística..
Dessa forma, o método GTD (Getting Things Done), ou fazer as coisas, criado pelo consultor David Allen e apresentado no Livro “Getting Things Done – A arte da produtividade livre de estresse”, em uma tradução livre, se mostra uma excelente ferramenta para auxiliar na otimização das rotinas e ordenação de tarefas, reduzindo os impactos de imprevistos.
Na prática, o método propõe o gerenciamento de tempo de forma eficiente e produtiva, listando as prioridades de uma fábrica de Cilindro compressor de ar, ou qualquer outro tipo de linha de produção, colocando em prática uma maneira de se destacar na área de logística.
Do que se trata o método GTD?
Esse método é um sistema de gerenciamento de tempo e produtividade, como dito anteriormente, que ajuda na conclusão de tarefas e no cumprimento de compromissos de maneira eficiente e sem qualquer tipo de estresse.
O método GTD se baseia em um sistema abrangente de listas e calendários, em que é preciso listar as tarefas de maneira escrita e, assim, é possível garantir que nada seja esquecido.
Ao longo do tempo, o profissional que estabeleceu o método como uma prática recorrente, se torna menos estressado pois tudo estará devidamente indicado para a realização de forma contundente e as atividades estarão mais organizadas e internalizadas.
A ideia, a princípio, é colocar as tarefas importantes para serem realizadas, livrando a mente para obrigações menores, e assim se concentrar no que definitivamente deve ser produzido, com atividades importantes, aquelas que podem ser realizadas rapidamente e outras que podem ser repassadas.
A aplicação do método em um setor produtivo como serviços de usinagem tornearia e solda, na área industrial, permite:
- Alcance de objetivos propostos;
- Aliviar o estresse;
- Clarear a mente;
- Priorizar as tarefas essenciais.
Na verdade, se trata de um sistema organizacional em formato escrito, em que tudo pode ser feito dentro do tempo disponível, conforme a logística aplicada, sem se esquecer de nada.
Assim a mente pode relaxar, de forma definitiva, quando chega a hora de descansar e, invariavelmente, se concentrar melhor nas atividades que os profissionais possuem em mãos. Tudo porque nada é mais importante do que cumprir as tarefas dentro do método GTD.
Da teoria à prática do método GTD
A teoria proposta por David Allen é dividir as tarefas maiores em subtarefas, facilitando a visualização e reduzindo sentimentos como a procrastinação, além de definir prazos específicos para cada uma das etapas.
Allen comprova em seu livro que é preciso fazer uma revisão regular, garantindo o acompanhamento de todas as tarefas e projetos. Também propõe a identificação de pontos fracos no sistema de trabalho e a introdução de melhorias.
Assim, é preciso que tudo esteja alinhado, como em uma comercialização B2B (Business To Business) que envolve Fornecedores para salão de beleza e os estabelecimentos comerciais que trabalham nesse setor, como cabeleireiros e clínicas de estética e envolvem diferentes logísticas de transporte.
O método GTD para fazer as tarefas foi projetado dentro de um escopo que promove o gerenciamento de fluxos de trabalho. Tudo a partir de cinco etapas:
- Coleta de tarefas, projetos e ideais;
- Processamento de ideiais para definir ações;
- Organização das atividades, dentro de planos de ação mensuráveis;
- Acompanhamento e ajustes;
- Tarefas completas.
Veja abaixo como ocorre cada etapa dentro do método GTD.
1- Coleta de tarefas
Nessa etapa, é preciso escrever, registrar e reunir tudo e qualquer evento que tenha a atenção dentro de uma ferramenta de coleta e logística.
Isso inclui tarefas e projetos do dia a dia, tarefas incompletas que precisam de resolução e ideias que podem ser aplicadas nas atividades, para otimizar os fluxos, por exemplo.
Pode ser organizado por uma agenda eletrônica, ou mesmo dentro de um arquivo físico com pasta zip zap transparente personalizada para a realização e prioridade das tarefas.
O objetivo é anotar todos os elementos que preocupam e encontrar uma solução mais adequada. A caixa de entrada do método GTD cumpre esse papel de maneira eficaz.
2- Gerenciador de tarefas
Perguntas simples podem ajudar no gerenciamento das tarefas, identificando as ideias que podem vincular a ações executáveis, a prioridade e a possibilidade de delegação para terceiros.
O agendamento de um Urologista consulta particular cobrado por uma clínica especializada pode ficar a cargo de um funcionário que trabalha na área de secretariado.
Assim, o gestor pode priorizar tarefas mais urgentes e necessárias que se aplicam na logística.
A seguir, essa etapa define o início dos trabalhos a partir do primeiro tópico de prioridades, analisando cada assunto de forma específica.
Dessa forma, é possível dar início e concluir as tarefas para o envio em uma pasta de finalização e aguardo dos resultados.
3- Organização das tarefas
Essa etapa trata da organização e definição de prioridades das tarefas que não podem ser concluídas em um curto espaço de tempo.
Sendo assim, é preciso classificar e priorizar as tarefas dentro de um plano de ação que seja eficiente dentro do método GTD.
A solicitação de manutenção em motor de portão eletrônico pode ser direcionada para o setor correto e, ao delegar, exigir um prazo determinado dentro de um planejamento que atenda as necessidades da empresa para a execução da logística de entrada e saída de veículos.
4- Revisão das ações
Tão importante quanto as outras etapas, esta permite identificar as tarefas que foram agendas e já concluídas, e a possibilidade de inclusão de novas tarefas que podem ser realizadas ao longo do dia. Tudo vai depender de prioridades.
Torna-se necessário fazer uma checagem regular, seja ao fim do dia, uma vez na semana, na segunda- feira, ou no último dia útil.
Dessa forma, é preciso reavaliar a lista de tarefas de logística e priorizar as ações mais urgentes e, nesse quesito, definir um prazo.
Para que a proposta do método GTD seja funcional, é preciso verificar todo o sistema e a organização de logística, de forma completa e atualizada.
5- Conclusão das tarefas
A finalização das tarefas e atividades propostas devem ser colocadas dentro de prioridades e um planejamento adequado, seguindo todo o cronograma proposto desde o início.
A ordem pode ser identificada a partir de compromissos diários do setor de logística, tarefas planejadas dentro da agenda e a execução de ações que surgem ao longo de um dia de trabalho.
O nível de urgência de cada tarefa é relativo, e varia entre um profissional e outro, e as atividades que estão relacionadas com a capacitação técnica.
O sucesso por trás do método GTD vai depender da capacidade de cada um em respeitar a ordem e o gerenciamento das tarefas.
Os benefícios relacionados ao método GTD
A prática do método GTD a partir dos 5 passos descritos acima proporciona um melhor aproveitamento do tempo e organização da logística.
No entanto, é preciso disciplina ao longo do tempo para que não tenha uma interrupção abrupta na realização das atividades profissionais.
Durante os dias de trabalho, é preciso agendar as tarefas urgentes e eventos imprevistos dentro da agenda voltada para a logística.
A revisão constante é uma prioridade para realizar as tarefas e, assim, evitar qualquer tipo de sobrecarga durante o expediente.
Assim, é possível limitar as solicitações recorrentes que possam interferir na execução das tarefas.
Além disso, é possível acompanhar os compromissos e ideias fora de uma padronização, a fim de libertar a mente para que tudo se torne mais esclarecedor.
Outra vantagem na priorização das tarefas propostas pelo método GTD na logística permite a identificação daqueles que são acionáveis, e a dispensa ou delegação para outros funcionários, seja como gestor ou líder de setor, ou qualquer outro cargo que permite esse tipo de ação.
Com tudo isso em prática, o método GTD ajuda a manter o controle e permite a concentração nas atividades e tarefas de logística que realmente importam dentro das prioridades.
Conclusão
O método GTD se mostra eficaz a partir da prática cotidiana, com uma autogestão centrada no profissional responsável pela logística.
Ele se mostra uma abordagem altamente analítica e estruturada, principalmente para quem possui clareza sobre os objetivos e prioridades dentro da rotina de trabalho.
Para os profissionais encarregados de várias atividades na rotina de trabalho, como atividades relacionadas a estratégia de facility serviços terceirizados, o sistema se mostra uma ferramenta prática para garantir uma eficiência evolutiva de forma constante.
Caso um operador de máquinas, ou um fiscal de linha de produção, ou qualquer outra atividade que envolve um número pequeno de projetos, o método GTD pode ser excessivo.
Portanto, nesses casos, um calendário organizado pode ser o bastante para a realização das tarefas.
Sendo assim, é possível atrelar a outras atividades pessoais, ou mesmo reservar um tempo dentro das semanas, para limpar a caixa de entrada de e-mail, ou para a inspeção de atividades logísticas. Ou mesmo procurar por novos clientes.
Por fim, é importante destacar que se trata de um método que atinge mudanças de hábito em um curto espaço de tempo, mesmo que seja para a uma empresa que realiza a instalação de ar condicionado Salvador, ou qualquer outra atividade econômica que envolve terceiros.
É preciso verificar as prioridades, reservar um tempo para identificar as listas de projetos e de espera, para encaixar na logística de atendimento ao cliente.
Dessa forma, é possível adquirir e manter os hábitos dentro de um contexto em que o funcionário está inserido.
Os reajustes são necessários, e essa técnica organizacional pode ser a forma ideal para a adaptação até mesmo como personalidade profissional da área da logística.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
