Gestão de entregas: aprenda como melhorar a comunicação com os motoristas

Trabalhar com transporte de mercadorias não é simples e fazer uma boa gestão de entregas é mais difícil ainda. Qualquer pequeno deslize pode comprometer toda a eficiência do processo. 

E ter uma boa comunicação entre o motorista e o gestor da frota é um dos pontos cruciais para que o fluxo operacional aconteça com maestria. Afinal, quando ela falha, não adianta planejamento ou traçar metas: nada tende a surtir efeito. 

Com a evolução tecnológica na logística, os gestores já podem contar com sistemas para evitar falhas de comunicação, além de automatizar algumas partes do processo. Alguns recursos como aplicativos, painel de controle e acompanhamento remoto garante uma comunicação mais assertiva para os entregadores que vivem no trânsito. 

Neste artigo, vamos tratar sobre a importância da comunicação na gestão de entregas e como otimizar essa relação com os seus motoristas. Continue a leitura! 

A importância de ter uma boa comunicação com os motoristas

As empresas que realizam serviços de entrega ou coletas precisam diariamente lidar com diversas pessoas, entre elas, os motoristas da frota. Portanto, ter uma boa comunicação por meio de canais oficiais é importante para garantir a viabilidade da operação do negócio e alcançar resultados positivos. 

Quando pensamos na rotina de trabalho, ter uma comunicação uniforme com todos os colaboradores é desafiador. Um ponto é que nem todos os motoristas trabalham no mesmo horário, então, alinhar informações pode ser mais trabalhoso. 

Outra questão é que os entregadores estão em campo a maior parte do tempo. Por isso é preciso ter uma comunicação em tempo real, seja para repassar detalhes de uma entrega ou até mesmo lidar com os imprevistos. 

A tecnologia é uma grande aliada desse processo para que se obtenha uma comunicação rápida e fluída, por isso, a cada dia é mais usual sistemas que possuem um aplicativo para gerir essa parte da operação logística. 

Como a tecnologia facilita a comunicação com os motoristas?

Um sistema de gestão de entregas oferece diversos recursos que irão permitir uma maior automação das tarefas, controle dos processos e redução de custos. E as vantagens não se limitam apenas ao gestor que controla todo o processo, os motoristas também são beneficiados.

Quando o condutor conta com o uso de um aplicativo para auxiliar a sua rota de entregas, ele pode comunicar em tempo real o andamento das suas entregas. Isso garante mais fluidez ao seu processo, pois ele não precisa parar o trabalho para ficar informando ao gestor o que foi feito, ou somente quando retornar a empresa que ele reporta o que aconteceu. 

Outro ponto, os aplicativos para gestão de entregas possuem uma checklist. Desta forma é possível criar um “roteiro” para o motorista seguir durante o transporte, ajudando a minimizar os erros e garantindo que todas as atividades serão executadas durante o processo. 

Além disso, é possível coletar informações sobre a condução do veículo, controle da jornada de trabalho do motorista, distância percorrida, entre outros. Assim, o gestor obtém as informações que necessita enquanto consegue se comunicar com o motorista e agir de modo preventivo, caso seja necessário.

As vantagens da boa comunicação com os motoristas 

Quando se fala em comunicação, um dos benefícios mais perceptíveis envolve o ganho de produtividade e a redução das falhas de comunicação. Não é somente isso, veja outras vantagens que trazem para a sua logística:

• Redução de retrabalho, custos extras e atrasos;
• Tornar os processos mais transparentes;
• Feedback do condutor é facilitado e impacta diretamente em melhorias para o processo;
• Maior alinhamento entre metas e objetivos;
• Valorização profissional e entendimento do papel estratégico do motorista.

Como a Vuupt ajuda as empresas na comunicação com os motoristas?

Devido a sua importância, a comunicação com o motorista deve ser tratada de forma estratégica na empresa. Para isso, o primeiro passo é adotar a tecnologia na operação logística. 

As empresas que possuem a tecnologia da Vuupt para gerir suas entregas contam com o nosso app desenvolvido especialmente para o uso dos motoristas. O nosso sistema facilita a comunicação entre a central e o condutor, onde é possível personalizar todos os processos de interlocução, além do painel de controle e checklists. 

E o melhor, tudo isso através de uma comunicação remota e em tempo real. Conheça algumas das funcionalidades do nosso app para o motorista.

Chat exclusivo com os motoristas  

Atualmente, o WhatsApp é um dos canais de comunicação mais utilizados pelos brasileiros. Mas o que muitas empresas confundem é o uso pessoal x uso profissional. Quando se comunica pelo WhatsApp pessoal do motorista, isso se torna um canal “informal” e sem controle do gestor. 

Afinal, a pessoa não é “obrigada” a responder as mensagens imediatamente, ela pode achar que é um aviso de algum grupo que participa e não ter tanta importância. Até porque, isso pode dispersar atenção por chegar um grande volume de mensagens. 

Além disso, podem ser criados grupos paralelos, onde os gestores não têm controle e nem podem exigir saber o que acontece naquele canal. Por exemplo, imagina que um grupo de motoristas esteja resolvendo um percurso ou trocando cargas entre si, sem que o gestor esteja ciente. Pode até ser de boa vontade, mas se isso gerar algum problema? 

Como o gestor irá saber ou explicar essa situação que aconteceu por um meio informal? Portanto, ter um canal exclusivo é a melhor saída para uma operação logística mais eficiente e sem ruídos de comunicação. 

A Vuupt possui um chat exclusivo, por onde você e seu time podem se comunicar com todos os agentes envolvidos no processo. É possível criar grupos, conversar com um entregador direto ou restringir grupos onde apenas o gestor envia mensagens. 

Além disso, você pode trocar fotos e áudios como qualquer outro aplicativo do mercado. Outra vantagem é que toda comunicação fica armazenada em nosso sistema, o que permite um maior controle do que acontece na sua empresa. 

Checklists

Com a nossa plataforma é possível configurar diversas checklists distintas para serem preenchidas de acordo com regras previamente estabelecidas. Assim nosso aplicativo irá disparar as checklists no momento correto para o preenchimento pelo seu motorista e evitar que ele pule ou esqueça alguma etapa durante o dia a dia.

Uma checklist a ser preenchida pelo seu motorista no aplicativo da Vuupt pode ter informações como: campos de texto, número, seleção, fotos, códigos de barras, QR Codes e assinaturas.

Controle das atividades

O aplicativo vai ajudar na rotina dos motoristas, em contrapartida, irá auxiliar na captação de informações para sua gestão de entregas. Por lá, será possível o condutor adicionar as pausas de descanso, o que contribui para o controle da jornada de trabalho.

Outro indicador é o tempo que ele demora em uma entrega, isso facilita na hora de planejar as rota de entregas, por exemplo. O acompanhamento em tempo real é sem dúvidas, um ótimo benefício. 

O monitoramento permite que você saiba exatamente sua localização, quais entregas foram realizadas e viabiliza o disparo de notificações para o cliente informando o tempo de entrega do seu pedido. 

E mais, você conseguirá acompanhar os indicadores de desempenho de cada entregador. Um sistema de gestão de entregas juntamente com app irá dizer a quilometragem rodada, número de entregas, tempo de parada, alertas, avaliação dos clientes e muito mais! 

Agora que você já conhece todas as vantagens da plataforma da Vuupt, solicite uma demonstração com os nossos especialistas.