Checklist: uma ferramenta indispensável na gestão de entregas

Uma operação logística requer uma boa organização para que seja eficiente. Qualquer detalhe que passe despercebido pode causar prejuízos para a empresa: seja um atraso na entrega, redução de lucros, carga danificada ou pior – perda de clientes.  

Como evitar esses erros? Com as checklists, esse é um meio de validar as etapas de um processo, visando evitar que qualquer tarefa, por menor que seja, passe. 

Um “ok” em cada item significa um transporte seguro, rápido e garantido dos produtos. Entenda a importância dessa ferramenta para sua gestão de entregas. 

O que é uma checklist?

Provavelmente, em algum momento da sua vida você já usou uma checklist. Até uma simples lista de compras é uma referência de lista de atividades a serem executadas. 

Basicamente, a checklist ou “lista de verificação”, é uma técnica desenvolvida para possibilitar a observação de parâmetros mínimos durante a realização dos mais variados tipos de procedimentos.

Em resumo, você terá em mãos uma lista de itens previamente estabelecidos que, ao serem verificados durante a execução do processo, atuam contra potenciais falhas, como a falta de memória ou o déficit de atenção. A finalidade é validar que todas as etapas da operação sejam cumpridas de acordo com os objetivos estabelecidos.

Por que usar uma checklist na sua logística?

Como vimos, a checklist é uma ferramenta que ajuda a minimizar os erros. Ter uma lista de verificação ajudará a criar um processo para cada motorista da empresa. 

Afinal, antes de fazer um serviço, o seu entregador precisa garantir que está executando todas as atividades estabelecidas no processo da entrega. 

Desta forma, você consegue criar um “roteiro” para o funcionário seguir durante o transporte, provando por fotos no software da checklists, que ele está seguindo as regras determinadas, por exemplo. 

Alguns dos benefícios ao adotar a checklist na logística é eficiência nas entregas, segurança no transporte e melhora dos processos operacionais. A seguir, vamos explicar melhor cada um deles. 

Eficiência na gestão de entregas

Durante o processo de entregas, a checklist é um grande aliado do colaborador em diferentes etapas. Afinal, é importante que a empresa realize a conferência dos itens a serem entregues.

Por exemplo, antes do motorista sair para fazer as entregas, alguns itens como a verificação dos itens transportados e a pesagem de veículos, garante que ele não esquecerá nenhum produto da sua rota, além de não exceder o peso adequado do veículo.

Outra situação é que durante a entrega, o motorista precisa colher assinatura do cliente ou tirar uma foto da nota fiscal assinada. Sem uma checklist, essa atividade poderia ser esquecida na correria do dia a dia.

Ter uma lista de verificação a cada entrega, pode ajudar bastante o seu colaborador a ter mais eficiência e prestar um melhor serviço para o cliente. 

Resguarde sua prestação de serviços

Ao coletar informações no recebimento da mercadoria ou prestação de serviços, isso se torna uma comprovação digital que o serviço foi realizado dentro das conformidades e padrões estabelecidos pela empresa.  

Isso evita possíveis contestações, garante provas da entrega e traz mais transparência para o cliente.

Segurança nas entregas

A checklist também proporciona uma segurança maior para os seus colaboradores e a carga a ser transportada. Afinal, antes de iniciar uma rota, se o seu motorista possui uma checklist para fazer no veículo, isso funciona igual uma manutenção preventiva, diagnosticando, por exemplo, se o carro tem água o suficiente.

Além disso, algumas outras validações podem ser adicionadas a checklist como: verificar o documento do carro, avaliar se todas as cargas de uma rota estão no carro, se as notas fiscais estão anexadas ao produto, nível do óleo no motor, dentre outros. 

Com uma prática simples, você garante mais segurança para seu motorista e mercadoria. Isso evita que você tenha perdas por conta de veículo quebrado, atrasos na entrega ou carga errada transportada. 

Otimização dos processos operacionais 

Quando o assunto é eficiência das entregas e a segurança do motorista e carga, as checklists ainda permitem que você acompanhe remotamente o monitoramento das entregas.

Com a checklist de cada entrega a ser realizada, você consegue ver se o motorista está seguindo a melhor rota, além de ficar sempre alerta para caso algum imprevisto ocorra, assim é possível agir de maneira rápida e eficiente. 

Ao seguir as checklists, sua empresa ganha mais eficiência em suas entregas e também evita que tenha veículos parados por estragarem de última hora. Isso reduz perdas e melhora processos operacionais na logística.

Como criar uma checklist eficiente?

Se o objetivo da checklist é detalhar atividades que devem ser executadas na operação e com o menor erro possível, realizar essa atividade manualmente não é uma boa ideia. Isso porque, ao anotar em uma folha de papel pode ser que o motorista perca ou esqueça de fazer.

Quando existe um processo digitalizado é possível criar uma checklist e a próxima tarefa seja liberada apenas quando a anterior for executada, por exemplo. Desta forma, o seu entregador não deixará passar em branco nenhuma etapa do processo.

A plataforma da Vuupt possui um aplicativo exclusivo, intuitivo e customizável para que os motoristas acompanhem suas atividades por meio das checklists. Assim, nenhum detalhe do seu serviço será esquecido. 

Com a nossa plataforma é possível você configurar diversas checklists distintas para serem preenchidas de acordo com regras previamente estabelecidas. Assim nosso aplicativo irá disparar as checklists no momento correto para o preenchimento pelo seu motorista e evitar que ele pule ou esqueça alguma etapa durante o dia a dia.

Uma checklist a ser preenchida pelo seu motorista no aplicativo da Vuupt pode ter informações como: campos de texto, número, seleção, fotos, códigos de barras, QR Codes e assinaturas.

Além disso, você pode também customizar os textos, instruções e disposição de campos de diversas maneiras.

Além da lista de atividades, as checklists digitais permitem mais controle da sua operação com algumas funcionalidades como:

• Comprovantes de entrega: tire fotos, faça anotações e colete a assinatura do cliente para comprovação da entrega realizada. É possível também enviar todos os comprovantes de entrega automaticamente para o e-mail do cliente.
• Acompanhamento da equipe em campo: saiba exatamente onde seu entregador está, qual sua rota, o veículo utilizado e outros detalhes com um sistema de gestão de entregas;
• Relatórios digitais: tenha à disposição relatórios que mostrem como está sua operação, com informações relativas às entregas e produtividade dos colaboradores.

Gostou? Fale agora com um dos nossos especialistas e conheça as funcionalidades da checklist da Vuupt.