5 motivos para investir em sistema de gestão de frotas

A gestão de frota corresponde a administração correta e eficiente dos veículos utilizados pela empresa. Esse tipo de atividade faz com que a organização consiga prestar um serviço de qualidade, além de reduzir custos operacionais, controlar despesas e manter a sua frota sempre funcionando. 

Por outro lado, são diversos os desafios que um gestor de frota enfrenta para conseguir esse feito. Afinal, o ramo de transportes terrestres cresce mais a cada dia, segundo o Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), o segmento obteve uma alta de 18,4% em 2022. 

Conseguir acompanhar todo esse crescimento, realizando uma boa gestão, é uma tarefa bem complexa. Por isso, vamos te mostrar como funciona a gestão de frota, qual a importância, como fazer e dar dicas preciosas para alcançar o sucesso e a eficiência. 

O que é gestão de frotas?

A gestão de frota é o gerenciamento dos veículos usados por uma empresa para transporte, coleta ou prestação de serviços. Esse controle acontece devido ao monitoramento de algumas informações como a manutenção dos carros, consumo de combustível, quilometragem e rotas percorridas.

Além disso, o gestor deve ser o responsável pela parte estratégica e operacional da administração desses veículos e condutores, garantindo que tudo funcione corretamente. Afinal, gerir uma frota é planejar e controlar os processos com base em informações precisas.

Quando a gestão de frotas for bem feita, será fácil descobrir se algum processo está saindo caro demais ou pouco eficiente, além de descobrir se todo o potencial da frota tem sido aproveitado. Assim, você não perderá tempo, oportunidades e dinheiro.

É importante ressaltar que o gerenciamento de frotas não deve ser aplicado apenas em grandes empresas que possuem incontáveis caminhões em sua garagem. Ela pode ser utilizada em qualquer negócio, por menor que seja, que utilize veículos (um, dois ou uma dúzia) para prestar serviços ou fazer entregas. 

Como funciona a gestão de frotas?

A gestão de frota pode funcionar de diversas maneiras, variando de uma empresa para outra. O gestor deve ser o responsável por planejar, conferir os gastos e controlar o deslocamento dos veículos. 

Além de garantir que as entregas estão sendo feitas, manter o relacionamento com os colaboradores e pensar em estratégias para aumentar a eficiência da frota. Algumas empresas dividem a gestão de frotas em três partes, sendo:

• Gestão de ativos – Que são os veículos da frota;
• Gestão de insumos – Tudo que a frota precisa para funcionar como por exemplo, combustível;
• Gestão do comportamento – Que consiste nos dados sobre o comportamento dos motoristas da frota. 

Para garantir um bom controle de cada etapa é preciso estar atento a todos esses pontos ao mesmo tempo, pois a soma deles é o que garante o bom funcionamento da frota veicular. 

Há alguns anos esse trabalho era realizado manualmente, que suportava apenas dados básicos e não ofereciam uma visualização completa de toda operação. Atualmente, já é possível contar com sistemas de gestão de frota que torna o trabalho mais dinâmico, eficiente e descomplicado. 

Por exemplo, com um sistema é possível saber quando realizar manutenções, controlar gastos com combustível, quilometragem rodada, planejamento de rotas, entre outros.  

Em resumo, a gestão de frota funciona como uma maneira de garantir que todos os veículos estejam em bom funcionamento para as demandas do dia a dia. 

Frota própria ou terceirizada: qual é a melhor opção para a gestão do seu negócio?

O consumidor atual mudou, com isso as empresas precisam ter processos de qualidade de ponta a ponta. Não basta realizar uma boa venda, pois também é preciso que o produto chegue ao cliente de forma rápida e econômica. 

Ter uma frota própria ou terceirizada interfere diretamente na gestão da sua operação logística. A seguir, vamos apresentar algumas diferenças entre elas.

Frota própria

A frota própria de veículos permite controlar toda operação logística “dentro de casa”. Essa centralização pode significar uma maior confiabilidade nos processos e um maior controle do fluxo de caixa, isso porque o gestor consegue entender com detalhes os gastos. 

Entretanto, a principal desvantagem do uso de frota própria é o custo elevado no início da operação, pois é preciso investir para adquirir os veículos e treinar os profissionais necessários. Também é preciso ter uma estrutura suficiente para alocar a frota, com espaço  para os veículos e a equipe.

Afinal, quando devo optar por uma frota própria? Se a sua operação precisa de entregas rápidas e frequentes, ou estar disponível 24 horas por dia para realizar serviços, uma frota própria pode ser a melhor opção.

Frota terceirizada

A frota terceirizada é quando se contrata uma empresa prestadora de serviço ou locadora e passa a utilizar seus veículos/serviços sem precisar adquiri-los. Essa transação não envolve apenas a locação de veículos, mas também toda a sua gestão, incluindo seguros, impostos, manutenção, multas etc.

Entre suas principais vantagens está a possibilidade de conseguir alocar recursos conforme a demanda: se o ritmo de trabalho for menor que o esperado, a empresa não tem custos para manter veículos (e motoristas) parados, ela pode reduzir o serviço ou dispensar o contrato.

A frota terceirizada pode ser vantajosa para quem está começando ou não tem capital suficiente para adquirir seus veículos. Outro ponto é que para quem consegue ter bom planejamento sobre suas entregas e não precisa de alterações ou demandas de última hora, usar frotas terceirizadas pode ser bem mais barato.

Por outro lado, o gestor não tem um controle total da sua operação. Afinal, ele não conseguirá acompanhar o passo a passo, nem entender como é gerado o custo de toda entrega. 

Leia mais: Entregador próprio ou motorista de app: qual é a melhor opção para meu negócio?

5 vantagens em investir na gestão de frotas

O sistema de gestão de frota é um recurso tático que ajuda no planejamento e acompanhamento de todas as operações da empresa. 

Esta ferramenta tem a capacidade de centralizar dados e informações, criando um panorama detalhado de como anda a produtividade de cada colaborador, dos resultados e metas alcançados, do desempenho dos automóveis da frota e muito mais. Conheça outros benefícios em ter um sistema para sua logística. 

Manutenções

Todo veículo precisa de uma rotina programada de manutenção corretiva, preditiva e preventiva. Com o apoio de um sistema de gestão é possível organizar essa demanda com mais inteligência e um menor esforço, além de gerar um histórico de despesas e danos que torna útil para decisões estratégicas. 

Redução dos gastos com combustível

O controle de frota permite monitorar, rastrear e prever gastos. Afinal, é possível entender o consumo e a quilometragem a ser rodada, quais rotas ou veículos consomem mais. Então, os gestores que desejam reduzir os gastos com combustível precisam de um acompanhamento tecnológico para obter resultados expressivos. 

Vida útil dos veículos

Manter sempre em boas condições a grande quantidade de peças e componentes de um veículo de carga é um desafio para a gestão. Portanto, medir a performance mecânica sem saber o histórico da operação se torna complexo. Por isso, ter um software como aliado ajuda a manter o controle e prever alguns riscos. 

Rotas mais produtivas

Um sistema de gestão de frotas pode contar com roteirizador que ajudará a planejar trajetos mais eficientes que irão reduzir o tempo de entrega, atender os clientes no prazo, aumentar a capacidade de transporte, entre outros. Além disso, é possível acompanhar toda a frota em tempo real. 

Relatórios completos 

Outro ponto que demonstra qual a importância do sistema de gestão de frota é a gama de dados que o recurso oferece aos gestores. Sendo possível acessar indicadores de desempenho, produtividade da equipe, controle de gastos e alcance das metas.

Tudo isso permite que decisões estratégicas sejam tomadas com maior assertividade e sempre baseada em análises substanciais de informações.

Como escolher um sistema de gestão de frota?

Antes de tudo, o ideal é que o gestor avalie sua operação para levantar quais as principais necessidades. Em seguida, ele deve examinar quais as funções disponíveis no recurso e suas limitações, sempre pensando o quanto o sistema pode contribuir para auxiliar na rotina operacional. 

Também vale a pena verificar se a interface da plataforma é amigável e de fácil utilização, se há suporte eficiente aos clientes por parte da empresa fornecedora, se o software conta com atualizações frequentes e se pode customizar o sistema.

Em resumo, um sistema de gestão de frotas deve oferecer essas funcionalidades básicas:

• Rastreamento da frota;
• Análise do comportamento de condução do motorista;
• Alarmes da frota;
• Gerenciamento de abastecimento;
• Planejamento e monitoramento de rotas.

Quando se alia a tecnologia à rotina logística, a primeira mudança percebida é o aumento da produtividade, tanto na área administrativa como na área operacional. Além das reduções de custos.

Neste aspecto, a Vuupt possui diversas funcionalidades, além das citadas, que ajudam a obter um maior controle da sua frota. O nosso sistema permite distribuir a carga entre os veículos, criar o planejamento das rotas com previsão de paradas, rastreamento em tempo real, informações sobre a performance da entrega e muito mais! 

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