Como criar uma rota para entregas e coletas?

Criar uma rota de entregas e coletas estruturada é um desafio enfrentado por empresas de diversos segmentos e perfis. Basicamente, quanto mais planejamento existir, melhores serão os resultados logísticos.

Neste sentido, planejar rotas serve para indicar o melhor trajeto para que a entrega seja feita com qualidade e no menor prazo possível, otimizando recursos e atendendo as expectativas do cliente. 

Algumas medidas podem ser adotadas pela equipe de operação, a fim de encontrar soluções satisfatórias no que se refere ao planejamento de rotas e programação das entregas. 

Neste artigo, iremos abordar questões importantes para criar uma rota eficiente para sua empresa. 

Como criar uma rota?

Quando se cria uma rota de entrega ou coleta, o objetivo é definir o percurso mais eficiente, ou seja, o melhor caminho em termos de deslocamento e com um custo reduzido. 

Para atingir esse propósito é necessário levantar as variáveis que podem interferir no resultado do planejamento da rota. Algumas das principais são:

• Prazo de entrega;
• Tipo de carga a ser transportada;
• Capacidade do veículo;
• Distância entre as paradas;
• Fluxo de trânsito; 
• Distância entre os pontos de paradas;
• Tempo de descarregamento;
• Entre outros.

A partir dessas peculiaridades, você terá em mãos as informações necessárias para iniciar o planejamento das entregas ou coletas.

Qual é a melhor opção: rotas manuais ou automatizadas? 

Para viagens simples, ou no caso de empresas pequenas, com operações menores, fazer a roteirização manualmente é uma possibilidade. Porém, é preciso planejar para que se obtenha um resultado satisfatório e não haja uma alta taxa de erros. 

Por outro lado, quanto maior for a empresa, mais complexas serão suas operações, tornando muito difícil a execução manual dessa atividade. A solução então é automatizar o processo.

No entanto, mesmo que essa atividade seja realizada por meio de um software, é importante que você entenda como fazer roteirização, a fim de compreender seu funcionamento e até mesmo validar as definições apontadas pelo sistema.

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Como criar rotas de entrega manualmente?

Planejar rotas de entrega ou coleta manualmente é uma tarefa complexa, que demanda tempo e abre margem para muitos problemas, principalmente, ligados ao cumprimento do prazo de entrega e ao custo da operação. 

No entanto, é possível organizar melhor as rotas de entrega dos produtos. A seguir, vamos dar algumas dicas para começar a organizar este processo na sua empresa.

Hora de organizar os pedidos 

Primeiramente, é necessário organizar todos os pedidos da semana. Uma dica é montar o roteiro de entrega com base no agrupamento das paradas localizadas mais próximas entre si, isso é uma ótima solução para minimizar o tempo de tráfego. 

Na hora de carregar os veículos, não esqueça de agrupar no mesmo veículo os volumes a serem entregues em destinos próximos. 

Crie um planejamento semanal

Se o seu negócio permitir, o ideal é criar o planejamento semanal. Assim, você identifica todos os pontos que receberão entregas dentro desse período. Caso não seja possível, o ideal é organizar pelo menos com um dia de antecedência.

Ao criar um planejamento de rotas semanal, é possível detectar uma entrega com o prazo para o começo da semana que fica próximo da com prazo para o final do mesmo período, por exemplo. Isso evita que o motorista percorra o mesmo trajeto duas vezes na semana, economizando tempo e gasolina.

Analisando os pontos de parada

Para criar uma rota eficiente, fazer análise dos pontos de parada é imprescindível. Agrupar de acordo com sua proximidade, por exemplo, é uma forma de otimizar o percurso. Afinal, assim, você aumenta o número de entregas, coletas ou visitas em uma mesma região, economizando tempo, combustível e pedágios. 

Outra opção é iniciar o planejamento dos roteiros pelas paradas mais distantes do depósito. Selecionando estas paradas e agrupando as demais em torno delas, de preferência levando em consideração de acordo com a carga do veículo utilizado para a entrega. 

Esta medida contribui para o planejamento dos agrupamentos, minimizando os tempos de viagem e as distâncias a serem percorridas.

Conheça o percurso 

Criar uma roteirização manual sem conhecer o percurso pode ser um pouco complicado. Você pode até fazer, mas é altamente indicado conhecer os locais onde a frota irá trafegar.

Isso porque, trafegar por vias não pedagiadas, onde as estradas, em geral, não costumam estar em boas condições, contribui para uma maior deterioração dos veículos, aumentando os custos com manutenção. Além da segurança da carga durante o trajeto.

Outro ponto é o motorista “conhecer” o caminho, isso não minimiza questões como ficar parado no trânsito. Porque, às vezes, os atalhos podem aumentar o tempo do percurso, atrasando a entrega e gastando mais combustível. 

O GPS pode ser uma opção para ajudar a guiar o motorista, porém ele não é indicado para resolver problemas de roteirização. Isso porque ele traça apenas o caminho e não considera outras variáveis que impactam em um planejamento de entregas e coletas. 

Por outro lado, um software de roteirização é um sistema composto por um algoritmo que executa diversos cálculos matemáticos, com o objetivo de criar o planejamento das rotas que sua frota irá percorrer, para fazer o deslocamento de forma mais eficiente, reduzindo o tempo, a distância e os custos operacionais.

Leia mais sobre: Qual a diferença entre um roteirizador e um GPS?

Combine entregas com as coletas 

Caso faça serviços de entregas e coletas, combinar ambos é uma saída para economizar na rota. Para realizar esta combinação, é importante estar atento aos diferentes veículos utilizados, bem como ao tamanho e grau de obstrução das mercadorias a serem transportadas. 

Para que não haja problemas como a falta de espaço pelo excesso de mercadorias no carro. 

Estude outros modelos de entrega

É importante avaliar a possibilidade de se adotar um meio de entrega alternativo, para paradas que se encontrem muito fora dos agrupamentos de rotas planejadas. Principalmente, para aquelas de menor volume, podem ser adotados veículos menores, ou até mesmo contratadas empresas terceirizadas. 

Procure avaliar, assim, para casos específicos, a viabilidade econômica desta opção.

Monitore a operação 

Com as rotas definidas e concluídas, acompanhar o desempenho do serviço de entregas é fundamental, tanto para otimizar as rotas quanto para ter noção do desempenho da equipe externa. 

Isso também impacta na satisfação do cliente, para saber se está sendo cumprido o prazo de entrega ou se os produtos chegaram em boas condições. Hoje em dia, existem tecnologias que ajudam os gestores a monitorar tudo que acontece na operação em tempo real. 

Use a tecnologia ao seu favor

Como pode perceber, criar uma rota manual é muito complexo. Por isso, o recomendado é fazer uso da tecnologia para facilitar e garantir melhores resultados. 

Os resultados obtidos quando se utiliza um planejador de rotas, não se limitam apenas em melhorar o percurso a ser realizado pelos entregadores. Os benefícios são diversos, mas o principal deles é a redução do uso de recursos utilizados com veículos, combustível, manutenção e funcionários.

Isso gera uma economia para os negócios e permite que a empresa realize uma quantidade maior de serviços, aumentando a sua lucratividade.

A Vuupt, por exemplo, é uma plataforma de roteirização e de gestão de entregas. Com o nosso sistema é possível planejar rotas, executar e analisar todo o processo de entregas, coletas ou prestação de serviços em tempo real. E o melhor, com alto nível de tecnologia, praticidade e baixo custo. 

Um dos maiores benefícios de automatizar a sua roteirização é a garantia de dados atualizados e confiáveis, que fornecem informações importantes para a tomada das decisões estratégicas. Desta maneira, todos beneficiam com o processo – quem programa as rotas, motoristas e os gestores – toda equipe ganha em produtividade e o retorno sobre o investimento é muito maior.

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