LGPD é a sigla para Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil que estabelece regras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais, impondo mais proteção e penalidades para o não cumprimento.
A nova regulamentação exige que todas as organizações que trabalham com dados pessoais e/ou dados sensíveis busquem modelos de atuação mais seguros e inteligentes, protegendo seus clientes contra possíveis roubos ou vazamentos de dados.
Por isso, mesmo que as empresas logísticas não sejam responsáveis diretas por coletar as informações dos consumidores, elas também devem trabalhar para manter suas operações em conformidade com as regras.
Neste artigo, vamos explicar o impacto da LGPD no setor de logística e como as empresas podem se adequar às normas exigidas.
O que é a LGPD?
No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados do Brasil (LGPD), Lei 13.709/2018, foi sancionada em 14 de agosto de 2018. Porém, ela entrou em vigor apenas em setembro de 2020, mas as empresas e organizações possuem um prazo para se adaptarem às novas normas.
A lei orienta a administração correta e segura dos dados de pessoas físicas e jurídicas que circulam diariamente, envolvidos nas inúmeras transações comerciais realizadas.
A ideia é padronizar o tratamento dedicado a essas informações, garantindo segurança e proteção jurídica, além de penalizar aquelas organizações que não se adequarem ao que a lei exige.
Com a lei, é muito mais fácil para a empresa gerenciar esse alto volume de dados. Ao mesmo tempo, a LGPD oferece ao consumidor a garantia de que seus dados não serão repassados de forma incorreta, aumentando a confiança dele nas empresas e nas novas tecnologias que tanto otimizam a nossa rotina.
Como funciona a LGPD na logística?
Os processos logísticos movimentam um grande número de dados e, por isso, é preciso saber como tratar essas informações nas regras da lei. Os dados são coletados em diversos momentos da operação, como no cadastro de clientes e motoristas, emissão de notas fiscais, entre outros.
Um vazamento de dados pode gerar danos de grandes proporções, tanto para as organizações envolvidas na coleta e/ou processamento das informações, quanto para os próprios titulares dos dados.
No ponto de vista da empresa, são prejuízos que vão desde multas que podem chegar a R$ 50 milhões, indenizações e até problemas na imagem capaz de gerar perdas financeiras.
Para esclarecer melhor, a LGPD detalha os papéis de quatro agentes envolvidos no processo dos dados: o titular, o controlador, o operador e o encarregado.
Titular: pessoa física a quem se referem os dados pessoais.
Controlador: é a empresa ou pessoa física que coleta dados pessoais e toma todas as decisões em relação a forma e finalidade do tratamento dos dados. Ele é responsável por como os dados são coletados, para que estão sendo utilizados e por quanto tempo serão armazenados.
Operador: a empresa ou pessoa física que realiza o tratamento e processamento de dados pessoais sob as ordens do controlador.
Encarregado: a pessoa física indicada pelo controlador e que atua como canal de comunicação entre as partes (controlador, os titulares e a autoridade nacional), além de orientar os funcionários do controlador sobre práticas de tratamento de dados.
Pensando na prática do setor logístico existem dois cenários mais evidentes: os controladores e processadores. No caso da empresa controladora dos dados é responsável por todos os processos, possuindo áreas próprias de logística. Nesse caso, não há o compartilhamento de dados com terceiros.
As organizações que não atuam com terceiros devem se preocupar em utilizar os dados somente para a finalidade específica, de forma segura, descartando os dados após sua utilização ou tornando-o anônimo, a depender do caso.
O outro cenário são empresas que não possuem setor de logística próprio e, para viabilizar seus serviços, contrata um terceiro que será o operador dos dados coletados. Por exemplo, um e-commerce que contrata uma transportadora terceirizada para entrega das mercadorias.
Nesse caso, é importante celebrar um contrato que antecipe todas as responsabilidades do parceiro e exija a conformidade dele com a LGPD. Além do contrato, seria desejável que o controlador fizesse auditorias no operador para verificar o efetivo cumprimento da lei. Vale destacar que a contratação de parceiros não exime a empresa controladora no caso de vazamento de dados pelo operador.
Portanto, antes de realizar a contratação é importante investigar a fundo a empresa e seus cuidados para o cumprimento da lei.
Dicas para adequar sua logística na LGPD
Antes de tudo, é necessário conhecer a lei a fundo para compreender quais processos da sua empresa devem se adequar às normas da lei. Além disso, é indicado procurar um apoio jurídico para se orientar melhor sobre as premissas da LGPD.
Confira alguns passos que podem ajudar a regulamentar o seu processo logístico!
Convoque todas as áreas
Além do indispensável apoio jurídico, a jornada de adequação deve envolver o mais cedo possível a área de compliance, dados e tecnologia para garantir que a empresa esteja protegida em todos os níveis. No entanto, o compromisso com a LGPD deve ser abraçado por todos os funcionários com programas de conscientização a respeito do uso de dados.
Faça um mapeamento das informações recebidas
O primeiro passo é localizar todos os dados que já existem na empresa, verificar como é feito o recebimento e o gerenciamento dessas informações. O objetivo é estabelecer as alterações e controles necessários para completar a adequação à LGPD, inclusive para poder mais adequadamente descrever a política de privacidade da empresa.
Tenha todos os dados organizados, eles podem ser exigidos pelos órgãos fiscalizadores futuramente.
Crie uma política de consentimento
É importante que o cliente, fornecedor, varejista, entre outros, concedam seus dados de forma consciente, permitindo a sua utilização. Nesse caso, o ideal é informar ao titular que suas informações serão utilizadas para uma finalidade determinada.
Além disso, é importante explicar que a empresa aplica toda a segurança necessária ao longo da permanência dos dados em seus arquivos, com foco em evitar o acesso de pessoas não autorizadas e mitigar qualquer tipo de risco.
Adote novas tecnologias
A parte mais complexa é a que envolve a atualização ou alteração de sistemas e softwares visando a proteção dos dados processados por eles, restringindo ainda o acesso aos colaboradores que efetivamente necessitem acessá-los para exercer suas atividades.
Por isso, o recomendável é implementar um sistema que já esteja atualizado conforme os parâmetros da nova legislação, evitando que falhas possam comprometer a confiabilidade e transparência que a relação entre o titular das informações e a companhia precisa estabelecer.
Gestão de entregas dentro das normas da LGPD
Como mencionado, as empresas que realizam algum tipo de entrega utilizam diversos dados que precisam ser protegidos. Além disso, ter um processo digitalizado ajuda a manter as informações seguras.
Por exemplo, se a empresa utiliza comprovantes de papel, este é um documento frágil que pode ser facilmente danificado ou perdido, ele contém informações sigilosas de clientes como nome e endereço, que devem ser mantidas em segurança. Por isso, a política de privacidade da operação deve estar alinhada com as normas da LGPD e os comprovantes digitais são fortes aliados da organização.
Isso porque, quando digitais, os comprovantes são armazenados em nuvem e não ficam expostos a terceiros, que podem ter más intenções e acabar prejudicando a empresa e o seu consumidor. As informações, tanto do cliente quanto do remetente, são enviadas diretamente para a central e seguem em sigilo.
Outro ponto, usando um software a empresa consegue controlar o acesso às informações, permitindo que apenas alguns colaboradores possam visualizar os dados. Isso proporciona uma maior segurança e reduz o número de pessoas que possam vir a manipular os dados.
Não menos importante, ao pesquisar um sistema para investir na gestão de entregas e na segurança dos dados da sua operação, veja o histórico da empresa e como funciona o armazenamento de dados, isso irá evitar futuras dores de cabeça com o seu cliente.
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