Documentos de transportes: tudo que você precisa saber

documentos de transportes

A documentação é um dos aspectos essenciais do transporte de cargas e frequentemente é o primeiro passo nas operações das transportadoras.

Desde certificados de origem e destino, até conhecimentos de embarque, é necessário ter todos os documentos de transporte importantes no local antes de transportar qualquer mercadoria.

Este blog fala sobre a importância de ter mercadorias e documentações no lugar, quando se trata de transporte de carga. Acompanhe!

Os principais documentos de transportes

Existe uma lista de diferentes tipos de documentação que precisam ser submetidos para um processo de transporte bem sucedido. Os principais são estes a seguir:

NF-e Nota fiscal eletrônica

Esse documento é a base para o início do transporte. É utilizado para a comercialização de produtos, ou seja, um registro oficial das transações que ocorrem entre as pessoas jurídicas e físicas.

Com ele, é possível calcular os impostos e entre outras obrigações contábeis. Além disso, a falta da documentação pode indicar fraudes e sonegação de impostos, causando problemas para o embarcador e o transportador.

CT-e Conhecimento de transporte eletrônico

Sua função é, basicamente, a mesma que a da nota fiscal, porém é específica para o transporte de cargas. O documento, conhecido pela sigla CT-e , é responsável por substituir o conhecimento de transporte rodoviário de cargas (CTRC).

Isso porque, pode ser utilizado de forma eletrônica, em sistemas como o da Emiteaí, que facilita sua emissão e armazenamento, sendo mais prático para os envolvidos.

MDF-e – Manifesto eletrônico de documentos fiscais

Sua função é agilizar o registro de lotes dos documentos fiscais dos transportes de cargas. Ele tem a validade em todos os estados do Brasil e permite a vinculação dos documentos.

Sendo assim, permite a identificação da unidade de carga utilizada no serviço da transportadora e os dados do veículo utilizado. Assim, une todas as informações com validade jurídica em um único lugar.

Vale ressaltar que, para gerar o MDF-e, é preciso primeiro emitir o CT-e, que deve ser assinado eletronicamente pelo emissor.

DANFE – Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica

Esta é uma representação física da NF-e. Pode ser impressa por quem a emite e contém o resumo de todas as informações do documento. Através dela, é possível facilitar sua visualização, já que é preciso um programa específico para fazer sua leitura.

Porém, vale ressaltar que este documento de transporte não substitui a nota fiscal original, serve apenas como representação.

DACTE – Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico

Seguindo a mesma ideia do documento anterior, esta é uma representação do CT-e, também impresso pelo emissor. Ele contém todas as informações necessárias do CT-e e apresenta a chave para consulta eletrônica do documento.

Assim como o DACTE, o documento auxiliar não substitui o original, mas em caso de fiscalização, pode ser apresentado para comprovar a regularidade da transportação.

Averbação de cargas

As empresas de transporte de carga precisam estar atentas aos imprevistos que podem ocorrer durante o percurso, por exemplo: acidentes, roubos, danos à via, etc. Portanto, para prevenir sinistros e outras despesas de emergência, é preciso contratar um seguro para cobertura dos problemas que podem vir a surgir.

Assim, todas as operações que envolvem o transporte de cargas, devem ser averbadas, garantido a segurança do embarque.

A importância da documentação correta nos transportes

A firmeza e confiabilidade de uma transportadora pode ser baseada através de sua documentação de transportes com validade jurídica. Além disso, a documentação da carga tem um papel significativo na declaração de mercadorias.

Assim, independentemente de quem seja o transportador ou embarcador da carga, é essencial que todas as partes envolvidas estejam cientes das regras e regulamentos fiscais dos transportes.

O Emiteaí, por exemplo, é um sistema que possui todas as informações necessárias para emissão dos documentos de transportes em grande escala e com custos reduzidos. Com o Emiteaí, você tem a flexibilidade e agilidade nas emissões dos todos os documentos fiscais que envolvem a liberação da carga.

Por fim, fica claro que ter uma boa gestão dos documentos fiscais de transporte tem um papel fundamental para garantir agilidade na liberação da carga, como também a regularidade das operações do transporte.

Qual a principal diferença entre carga completa e fracionada?

carga

No mercado de logística é fundamental ter conhecimento sobre carga fracionada e carga completa. Saber a diferença entre estas modalidades na logística é importante para auxiliar no transporte. Com o conhecimento fica mais fácil diminuir custos, trazer mais qualidade aos serviços e garantir a satisfação para os clientes.

Certamente, quem utiliza os serviços das transportadoras já ouviu sobre os termos, porém, podem existir dúvidas de qual sistema deve e pode ser utilizado. Para ajudar a entender como funciona, trazemos a seguir as características de cada um e como isto pode facilitar a gestão do seu negócio. 

Ficou interessado? Acompanhe o artigo até o final e tire suas dúvidas. 

O que é a carga completa?

A modalidade carga completa também é conhecida como carga lotação e carga fechada. Este modelo é usado com carregamento de pedidos por meio do embarcador. Essa situação é usada caso exista um grande volume de transporte, restrição do cliente ou urgência na entrega. Assim, a carga completa pode ter a função de que sua quantidade de mercadoria seja suficiente para lotar o modal do transporte escolhido.

Ainda se enquadram nesta modalidade:

  • Toda natureza de mercadoria que precisa que esteja sozinha no veículo, mesmo que não completo;
  • A entrega é imediata, assim a remessa segue direto para o remetente;
  • O manuseio da carga no entreposto não justifica.

O que é a carga fracionada?

Quando se fala em carga fracionada é preciso pensar que o envio ocorre em pequenos volumes. Ou seja, em um caminhão é colocado diversos pedidos, já que um único pedido não utilizaria a ocupação total. Em resumo, o pagamento é feito pelo espaço e existe a divisão dos outros custos, como o pedágio, entre as cargas enviadas.

Este modelo facilita o agrupamento de diversos tipos de mercadorias em um único meio de transporte. Além disso, o aumento da carga fracionado pode ser promissor para as empresas de logísticas, já que permite organizar rotas, assim como compartilhar um veículo com cargas de vários clientes.

Neste caso, o sistema de carga fracionada, representa:

  • São remessas em pequenas quantidades de mercadorias que não completam um veículo se fossem despachadas sozinhas;
  • O varejo online trouxe uma variedade na localização geográfica das entregas, portanto, este sistema facilita as rotas e é mais econômico para as transportadoras;
  • Esta modalidade de carga pode agrupar mercadorias com características semelhantes. Exemplo: produtos frágeis, de valor elevado (eletrônicos), químicos, alimentos, entre outros.

De qualquer modo, este sistema pode ter uma elevação no prazo de entrega, assim como as cargas exigem um monitoramento, pois vão percorrer vários locais até o seu destino. Normalmente um sistema de gestão de frete com integração com a transportadora facilita, pois garante o rastreamento em tempo real dos produtos. Isso também vai te interessar. 

Principais diferenças entre as duas cargas

Como apresentado acima, os dois conceitos possuem suas particularidades, porém, não significa que um é melhor que o outro. Em vista disso, significa que cada um atende as necessidades distintas, logo para compreender o que são, veja algumas diferenças:

Aplicação

Para pouco volume a carga fracionada é a mais comum nas operações B2C (em empresa e consumidor final). Os e-commerces costumam usar este sistema, pois as empresas atendem clientes de várias regiões, portanto, apenas um veículo não é recomendado para a entrega, devido ao custo, prazo e por não ocupar todo veículo.

Na carga completa segue para as operações B2B (venda entre duas empresas) devido ao alto volume dos pedidos, em exemplo:

  • Envio da carga para o centro de distribuição;
  • Envio do fornecedor até o distribuidor (atacado e varejo);
  • Transferência das cargas nas unidades.

Rota

A carga completa pode ter uma rota fixa que sai do local de origem e segue para o destino. Na fracionada é importante ter um planejamento de rotas para atender todos os pontos de atendimento, tudo em simultâneo, assim os custos do frete sai mais baixo.

Cobertura geográfica

Seguindo o tópico acima, a carga fracionada deve considerar a cobertura geográfica. Nesta modalidade devido à demanda de entrega em vários locais, estados ou regiões é necessário planejamento. O indicado é coordenar a rota para cobrir todos os destinos e apresentar um atendimento abrangente. Enquanto na carga completa ou fechada você lida com o envio específico de um ponto até o outro.

Valor para transporte

No caso das duas modalidades é difícil definir qual é a mais vantajosa, pois esta pode alterar graças a alguns fatores, seja nos produtos ou conforme a necessidade do cliente.

Assim, a carga lotação é indicada para o envio de grandes volumes, enquanto a fracionada é ideal para quando existem muitos clientes, porém, estes compram em pequena quantidade.

Segurança da carga

Quando fala em segurança o sistema fracionado oferece menos, já que existe grande quantidade de etapas, além de excesso de manuseio. Esta modalidade exige cuidado para que não ocorra perdas ou traga outras ocorrências que possam influenciar na satisfação dos clientes. 

Tempo de entrega

Os pedidos com carga lotação têm um prazo menor (separação até entrega), que a carga fracionada. Isto ocorre, pois, as etapas necessárias são menores, além de seguir a rota direto no destino, sem qualquer parada. Já a carga fracionada não é vantajosa para as transportadoras que não possuem infraestrutura para oferecer um transporte urgente e programar as rotas, conforme a remessa de outros clientes.

Para as remessas em um único caminho o destino é determinado e feito com a carga completa. Neste modelo não é necessário que seja manuseada ao longo do caminho (só carga e descarga), portanto, diminui os acidentes, extravios e quebras. Lembrando que este sistema apresenta menos processos operacionais, e proporciona um custo menor na distribuição.

As empresas com grande quantidade de cargas ou que conseguem preencher um veículo, além de lidar com mercadorias valiosas ou sensíveis é válido optar pela carga completa. A carga fracionada segue para múltiplas entregas, assim os clientes compartilham o transporte das cargas, mesmo com destinos distintos.

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Como vimos acima, é preciso entender o que é carga fracionada e carga completa para poder otimizar as rotinas, além dos processos logísticos. Cada uma atende um propósito e possui suas vantagens e desvantagens. Logo é válido escolher qual atende melhor a sua necessidade.

Agora que você compreendeu a diferença e conheceu um pouco de cada uma, não deixe de seguir nossas redes sociais para ler todas as novidades. Aproveite e não esqueça de compartilhar sua opinião sobre o assunto.