Documentos de transportes: tudo que você precisa saber

A documentação é um dos aspectos essenciais do transporte de cargas e frequentemente é o primeiro passo nas operações das transportadoras.

Desde certificados de origem e destino, até conhecimentos de embarque, é necessário ter todos os documentos de transporte importantes no local antes de transportar qualquer mercadoria.

Este blog fala sobre a importância de ter mercadorias e documentações no lugar, quando se trata de transporte de carga. Acompanhe!

Os principais documentos de transportes

Existe uma lista de diferentes tipos de documentação que precisam ser submetidos para um processo de transporte bem sucedido. Os principais são estes a seguir:

NF-e Nota fiscal eletrônica

Esse documento é a base para o início do transporte. É utilizado para a comercialização de produtos, ou seja, um registro oficial das transações que ocorrem entre as pessoas jurídicas e físicas.

Com ele, é possível calcular os impostos e entre outras obrigações contábeis. Além disso, a falta da documentação pode indicar fraudes e sonegação de impostos, causando problemas para o embarcador e o transportador.

CT-e Conhecimento de transporte eletrônico

Sua função é, basicamente, a mesma que a da nota fiscal, porém é específica para o transporte de cargas. O documento, conhecido pela sigla CT-e , é responsável por substituir o conhecimento de transporte rodoviário de cargas (CTRC).

Isso porque, pode ser utilizado de forma eletrônica, em sistemas como o da Emiteaí, que facilita sua emissão e armazenamento, sendo mais prático para os envolvidos.

MDF-e – Manifesto eletrônico de documentos fiscais

Sua função é agilizar o registro de lotes dos documentos fiscais dos transportes de cargas. Ele tem a validade em todos os estados do Brasil e permite a vinculação dos documentos.

Sendo assim, permite a identificação da unidade de carga utilizada no serviço da transportadora e os dados do veículo utilizado. Assim, une todas as informações com validade jurídica em um único lugar.

Vale ressaltar que, para gerar o MDF-e, é preciso primeiro emitir o CT-e, que deve ser assinado eletronicamente pelo emissor.

DANFE – Documento auxiliar de nota fiscal eletrônica

Esta é uma representação física da NF-e. Pode ser impressa por quem a emite e contém o resumo de todas as informações do documento. Através dela, é possível facilitar sua visualização, já que é preciso um programa específico para fazer sua leitura.

Porém, vale ressaltar que este documento de transporte não substitui a nota fiscal original, serve apenas como representação.

DACTE – Documento auxiliar de conhecimento de transporte eletrônico

Seguindo a mesma ideia do documento anterior, esta é uma representação do CT-e, também impresso pelo emissor. Ele contém todas as informações necessárias do CT-e e apresenta a chave para consulta eletrônica do documento.

Assim como o DACTE, o documento auxiliar não substitui o original, mas em caso de fiscalização, pode ser apresentado para comprovar a regularidade da transportação.

Averbação de cargas

As empresas de transporte de carga precisam estar atentas aos imprevistos que podem ocorrer durante o percurso, por exemplo: acidentes, roubos, danos à via, etc. Portanto, para prevenir sinistros e outras despesas de emergência, é preciso contratar um seguro para cobertura dos problemas que podem vir a surgir.

Assim, todas as operações que envolvem o transporte de cargas, devem ser averbadas, garantido a segurança do embarque.

A importância da documentação correta nos transportes

A firmeza e confiabilidade de uma transportadora pode ser baseada através de sua documentação de transportes com validade jurídica. Além disso, a documentação da carga tem um papel significativo na declaração de mercadorias.

Assim, independentemente de quem seja o transportador ou embarcador da carga, é essencial que todas as partes envolvidas estejam cientes das regras e regulamentos fiscais dos transportes.

O Emiteaí, por exemplo, é um sistema que possui todas as informações necessárias para emissão dos documentos de transportes em grande escala e com custos reduzidos. Com o Emiteaí, você tem a flexibilidade e agilidade nas emissões dos todos os documentos fiscais que envolvem a liberação da carga.

Por fim, fica claro que ter uma boa gestão dos documentos fiscais de transporte tem um papel fundamental para garantir agilidade na liberação da carga, como também a regularidade das operações do transporte.