Gestão de coletas: a importância da logística nos serviços de laboratório

A demanda por serviços de saúde crescem a cada dia, mas atender um volume maior de pessoas exige muita organização por parte das empresas. Além do espaço físico, os laboratórios vêm aumentando a demanda pelos serviços domiciliares. 

Quando falamos no serviço de saúde domiciliar esse número cresceu bastante. Segundo o Censo, durante 2019 e 2020, 35% dos brasileiros foram atendidos em sua residência. Mas esses números já vinham em expansão antes mesmo da crise sanitária chegar: entre 2018 e 2019 o número de estabelecimentos que prestam esse tipo de atendimento aumentou 22,8%.  

Ao mesmo tempo que isso traz comodidade para os clientes, as empresas precisam se adaptar a esta realidade e estar pronta para prestar um atendimento cada vez mais eficiente. Neste contexto, vamos mostrar a importância da logística para a gestão de coletas de laboratórios. 

A gestão de coletas em laboratórios 

Quando pensamos em gestão de coletas para laboratórios, existem dois cenários principais: o primeiro que envolve toda a logística por trás do deslocamento do material; a segunda é a coleta em domicílio, onde é preciso organizar o time de serviços em campo. 

Basicamente, o atendimento em domicílio é um tipo de serviço prestado onde o cliente está – o que pode ser na casa dele, trabalho ou no local que desejar. Um dos benefícios deste tipo de atendimento é que as empresas se adequam às necessidades dos clientes com relação ao horário, locomoção e ainda o conforto. 

Por outro lado existe toda uma logística que diz respeito ao deslocamento do material coletado para as unidades de análise. Esse transporte é essencial para que os diagnósticos sejam feitos no prazo estabelecido.

Os desafios logísticos para os laboratórios

Quando falamos em serviços de saúde, agilidade e cumprimento do prazo são quase inegociáveis. Para alcançar essa eficiência, a tecnologia é fundamental no processo. 

Para exemplificar a questão, vamos analisar uma simples coleta de sangue de um laboratório. Além de gerir todo atendimento dos clientes e a separação correta dos materiais, após a coleta inicia uma grande operação logística.

As amostras de sangue precisam ser armazenadas corretamente e possuem um prazo curto de validade. Dependendo do tipo de exame, o tempo útil pode ser ainda menor. 

A empresa precisa buscar as amostras em diversas unidades do laboratório, para depois ir até a clínica de análises. Além disso, nem toda clínica analisa todo tipo de exame, a amostra pode ser destinada a outro local.  

Por fim, imagina se o laboratório não possui uma logística organizada? Se ele não tem estrutura para lidar com contratempos como o trânsito ruim ou distribuir a rota corretamente entre os motoristas? Ou se ainda, um exame tiver prioridade maior que o outro?

Tudo isso pode impactar diretamente na prestação do serviço e no diagnóstico do cliente. Por isso, ter uma gestão de coletas apoiada em uma tecnologia é fundamental para a execução do serviço. 

Por que usar um sistema para a gestão de coletas em laboratórios?

Como mencionado, o processo logístico de um laboratório é bem complexo e o prazo deve ser cumprido rigorosamente. Organizar um grande fluxo de exames diários é uma tarefa árdua, fazer tudo manualmente é ainda mais complicado. 

Portanto, os laboratórios que investem em tecnologia garantem um processo mais eficiente, rápido e com menor chances de erro. Basicamente, existem duas funcionalidades principais de um software logístico para ajudar a planejar o processo: o roteirizador e a gestão da coleta em si. 

A seguir, vamos explicar qual aplicação de cada uma e como ela irá trazer mais eficiência para o seu laboratório. 

Roteirizador

Antes de entender a aplicação do roteirizador no dia a dia de um laboratório, vamos explicar a sua função. O roteirizador também é conhecido como planejador de rotas, o objetivo é criar um planejamento das rotas que seu time irá executar, para fazer o deslocamento de forma mais eficiente, reduzindo o tempo, a distância e os custos operacionais.

Para exemplificar, vamos pensar em um roteiro para uma coleta domiciliar. 

Normalmente, os exames de sangue devem ser coletados pela manhã, pois exigem um grau de jejum dos pacientes. Ou seja, um grande volume de visitas está concentrado em apenas um período.

Ao montar um roteiro, deve ainda ser considerado tempo que o técnico gasta em cada casa para coletar as amostras. Depois disso, é necessário pensar em quais regiões faz mais sentido agrupar, como é o trânsito daqueles locais, o tempo que as amostras podem ficar circulando na rua, o tempo de retorno para a entrega do sangue, entre outros. 

Nessas horas, o roteirizador é um grande diferencial, pois além de traçar o caminho mais eficiente, ele irá considerar todas essas variáveis para calcular a melhor rota, como:

• Tempo de deslocamento;
• Tempo médio de parada do técnico em cada local;
• Número limite de visitas por técnico;
• Restrição de horário de atendimento;
• Entre outros.

Com a análise de todas as características, o sistema de roteirização cria o planejamento das rotas e distribui da forma mais otimizada entre a equipe. Como resultado isso gera um serviço mais rápido, eficiente e ainda reduz os gastos com combustível. 

Gestão de coletas 

Ter um planejamento de rotas é fundamental para trazer maior produtividade e velocidade para a operação. Mas acompanhar todo esse processo em tempo real é muito importante.

Isso porque uma gestão de coletas ajudará a acompanhar cada passo da execução do seu serviço. Sendo assim é possível saber com exatidão a localização de cada técnico e se um serviço foi concluído ou não. 

A plataforma da Vuupt, por exemplo, possui um aplicativo exclusivo para que sua equipe possa utilizar. Além de receber todo o planejamento da rota, ele poderá reportar, em tempo real, eventos ou ocorrências para que seu time de gestão tome as medidas de resolução ou apoio.

Outra vantagem é poder criar checklists para que o técnico não esqueça de nenhum detalhe das suas atividades. A Vuupt ainda possui um serviço de notificação e feedback para os clientes.  

Desta forma, você pode enviar avisos para os clientes sobre a localização do técnico e ainda obter avaliações sobre a experiência do seu serviço, enviando um formulário de feedback. 

Não menos importante, um sistema de gestão de coletas para o laboratório irá proporcionar o monitoramento de diversas métricas somente em um lugar. Desta forma, você poderá extrair informações importantes sobre sua operação para otimizar os resultados e prestar um serviço de maior qualidade. 

Conheça todas as funcionalidades de um sistema de gestão de coletas. 

Vuupt: gestão de coletas para laboratórios

A plataforma da Vuupt possibilita que os laboratórios controlem suas operações para otimizar custos, garantindo coletas mais rápidas. Com a expansão da prática do home care, as empresas precisam investir em logística para atender a expectativa dos seus clientes e fornecedores.

Aproveite as soluções da Vuupt para otimizar rotas dos colhedores, acompanhe a operação em tempo real, visualizando o deslocamento em mapas, status dos serviços, canal de mensagem exclusivo, dentre outras.

Tenha uma operação mais enxuta, decisões mais inteligentes e uma experiência agradável para o cliente.

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