Comprovante de entregas: como fazer o controle e por que digitalizá-lo?

O comprovante de entregas é essencial no processo logístico. Afinal, é com ele que a transportadora pode garantir que a entrega foi realizada e recebida pelo o cliente. 

Normalmente, os canhotos são emitidos pela empresa responsável pela entrega, em que o cliente assina e inclui um número de um documento de identificação. Depois de assinados, são devolvidos para que a empresa possa fazer um controle do processo.

Neste artigo, vamos falar sobre a importância de controlar o comprovante de entregas no transporte de carga. Além das práticas usuais no mercado sobre confirmação de recebimento e armazenamento. Continue a leitura! 

Quais os tipos de comprovante de entregas?

Basicamente, existem dois modelos para o controle de entrega: o comprovante de papel e o digital. Veja as principais diferenças entre eles! 

Comprovante de papel 

Também conhecido como canhoto de papel, ele é assinado pelo recebedor da entrega. O seu objetivo é ter um evidência física de que a entrega foi realizada e formalizar o responsável pelo recebimento.

Comprovante digital

Como o próprio nome já diz, esse é um comprovante na sua versão digitalizada. Normalmente, o canhoto digital é obtido com apoio de tecnologia, sendo possível ter evidências de localização, foto do local de entrega e assinatura digital. 

Por que é importante fazer a gestão o controle de entregas?

Os comprovantes de entrega são muito importantes para a logística. O documento pode ser utilizado em processos fiscais, jurídicos e administrativos, para comprovar a entrega dos pedidos, resolver questões comerciais e até auxiliar em processos rotineiros. 

No entanto, muitas empresas e transportadoras ainda utilizam o tradicional canhoto da nota fiscal para comprovação da entrega da mercadoria ao destinatário. Isso pode trazer uma série de complicações, como a necessidade de armazenar muitos documentos e perda de produtividade pelo trabalho manual de arquivar e conferir. 

Além disso, corre o risco de o papel se perder ou ser alterado, resultando em erros de coleta e entrega, e no pagamento de multas previstas em contrato. Por isso, investir em tecnologia é mais seguro e pode evitar essas situações. 

Como fazer a gestão do comprovante de entregas?

Como foi visto, existem diversas maneiras de comprovar as entregas. Porém, é preciso entender que cada uma delas possui um modo mais adequado de armazenar e organizar. 

Basicamente, quando uma entrega é realizada, o entregador precisa coletar a assinatura (no papel ou por meio digital). Após isso, basta armazenar para que a empresa responsável pelo pedido tenha um controle sobre o processo e utilize a prova quando necessário. 

Canhoto de papel

Quando for canhoto de papel, no final das entregas do dia é necessário dar baixa no sistema (manualmente) e arquivar corretamente para não danificar o papel. Geralmente, o armazenamento desses papéis é feito em salas específicas e até galpões. 

Muitas empresas fazem a digitalização desses canhotos para facilitar a busca quando necessário. Mesmo assim, em muitos casos é preciso guardar o papel por um período, visto que a digitalização não traz segurança jurídica para a empresa. 

Outro fator é que esta atividade eleva os custos operacionais. Por exemplo, uma sala específica para arquivar, poderia ser utilizada para outra função. Além disso, desprende um tempo muito grande nessa tarefa ou mais pessoas para uma função que poderia ser automatizada. 

Canhoto digital

O comprovante de entregas digitalizado é uma forma prática e inovadora para o controle das entregas na sua empresa. O entregador coleta por meio de um dispositivo móvel a prova digital da entrega que é enviada diretamente para o transportador.

Essa informação dá baixa em tempo real no sistema, não tendo a necessidade de esperar até o final do dia. Além disso, tudo fica armazenado digitalmente e não ocupa espaço físico.

A qualidade do material é garantida e o comprovante de entregas digital pode conter informações como fotos, data, hora, localização e muito mais! 

Vuupt: gestão de comprovante de entregas digitalizado

A Vuupt é uma plataforma de gestão de entregas, coletas e prestação de serviços focada na roteirização e rastreio da última milha. Com o nosso software é possível planejar rotas, executar e analisar todo o processo de entregas, coletas ou prestação de serviços em tempo real. E o melhor, com alto nível de tecnologia, praticidade e baixo custo.

Para auxiliar na sua gestão de entregas, o nosso sistema possui um controle de entregas totalmente digitalizado. Com o nosso aplicativo é possível reunir evidências seja por fotos, assinaturas, QR Code, código de barras, impressoras térmicas e muito mais! 

Quer evitar o excesso de burocracia e papéis no seu processo logístico? Fale agora com um dos nossos consultores!