Dicas para criar as melhores rotas para sua equipe em campo

Criar rotas de entregas faz parte da rotina das empresas que utilizam frotas. Seja para entregar um produto, prestar um serviço, realizar reparos técnicos ou uma visita comercial, quando um veículo está em campo é necessário percorrer um trajeto eficiente. 

Se engana quem pensa que a roteirização é apenas saber onde e quando um profissional deve ir. Escolher trajetos com menor quilometragem, que evitem pedágios, zonas de riscos e fugir de engarrafamentos são ações estratégicas e que fazem a diferença na rotina de uma equipe externa.

Afinal, isso aumenta a produtividade, eficiência e a redução dos custos para a empresa. É disso que nós vamos tratar neste artigo: aprenda a importância e o que é necessário para criar as melhores rotas de entrega e visitas. 

O que é uma roteirização de equipes? 

A roteirização também é conhecida como planejamento de rotas. Em resumo, é um plano prévio de onde, como e quando determinado funcionário precisa estar, seja para realizar uma entrega ou visitar um cliente, por exemplo. 

O planejamento de rotas tem como objetivo reduzir o tempo e a distância percorrida pelos veículos e os custos operacionais. Como isso é possível fazer mais visitas no mesmo dia. A roteirização também evita atrasos constantes e a baixa produtividade.

Benefícios de traçar melhores rotas de visitas

Criar uma rota de entrega pode trazer inúmeras vantagens para o seu negócio. Destacamos os principais: 

• Mais organização: com rotas bem elaboradas, a equipe sabe onde ir e o gerente entende o que monitorar e o que pode ser cobrado de visitas naquele dia; 
• Maior eficiência: uma rota bem elaborada permite que mais atendimentos sejam realizados no dia e no menor tempo;
• Redução de custos: planejar rotas também possibilita que menos dinheiro seja gasto com combustível em trajetos duplicados ou ineficientes. Além de reduzir os custos com a manutenção, pois um veículo roda uma quilometragem menor;  
• Mais preparo: a rota bem elaborada colabora com o planejamento das tarefas da equipe, o que permite maior previsibilidade quanto aos serviços da semana e permite soluções mais rápidas em caso de eventualidades. 

Aprenda como criar as melhores rotas de visitação 

Segundo Ronald H. Ballou, professor e especialista em logística, ele menciona em seu livro

Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos / Logística Empresarial, que existem algumas premissas importantes para criar as melhores rotas. Conheça as principais delas para aplicar no seu negócio!  

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1. Agrupe os pontos de parada

Para minimizar custos com combustível e otimizar o tempo de trabalho, é importante usar o agrupamento concentrado das paradas. Ou seja, crie rotas considerando atendimentos próximos uns dos outros.  

Seguindo essa ideia, você pode pensar em dois princípios para elaborar o seu planejamento de rotas. O primeiro é dividir a equipe em grupos e alocar cada veículo em uma região. A segunda é trabalhar em dias diferentes, destinando cada um a uma área com paradas concentradas.

2. Elabore roteiros em forma de lágrima (gota) 

Para evitar as sobreposições no roteiro, a sequência de paradas em um trajeto deve desenhar o formato de uma gota no mapa. Assim, os veículos sairão de um mesmo ponto e serão distribuídos pelos endereços englobando ruas paralelas e cruzadas de forma sequencial. 

Dessa maneira, evita-se que carros diferentes passem pelos mesmos endereços, desperdiçando tempo e dinheiro.

Como fazer? Com uma visualização ampliada do mapa, as chances de que equipes de atendimento distintas estejam circulando nas mesmas regiões diminuem.  

3. Atenção a sua frota de veículos

Não é possível pensar em rotas eficientes sem levar em consideração os veículos destinados à cada operação. Dentro da cidade ou na estrada, visitas técnicas ou de vendas, prestação de serviço ou entrega de produtos são situações distintas e que exigem o carro correto para que o trajeto, como um todo, se torne eficiente.  

Por exemplo, em uma rota de entregas com menor volume é possível usar um carro pequeno. Além de comportar todos os itens sem que o motorista necessite voltar ao depósito, esse tipo de veículo garante a integridade da carga.

Já uma rota de visita de consultor de vendas dentro da cidade pede veículos compactos. O motivo vai da economia de combustível à facilidade de estacionamento.  

Enquanto isso, rotas mais rápidas e com pequeno volume de entregas – como documentos – pode ser usado uma moto. Assim, a empresa ganhará em agilidade e praticidade. 

Bônus: Use a tecnologia a seu favor

Na correria diária, se torna bastante complicado planejar as rotas manualmente ou contornar imprevistos sem um acompanhamento em tempo real. Além de demandar bastante tempo, a tarefa pode não render os resultados esperados. E o pior, ser passível de erros de cálculos. 

Portanto, adotar um sistema de roteirização é fundamental para acompanhar os serviços em campo. Isso porque ele irá planejar as rotas de acordo com diversas variáveis como: horário de atendimento do cliente, jornada de trabalho, fluxo de trânsito, tipo de carga, dentre outros.

Outro ponto positivo é que um sistema permite o monitoramento em tempo real, além de fornecer indicadores de tempo, quilometragem percorrida, avaliação do cliente e gastos com combustível. Assim, o gestor tem as ferramentas necessárias para desenvolver as melhores rotas e ainda aumentar a performance da sua equipe.

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Um dos maiores benefícios de automatizar a sua roteirização é a garantia de dados atualizados e confiáveis, que fornecem informações importantes para a tomada das decisões estratégicas. Desta maneira, todos beneficiam com o processo – quem programa as rotas, motoristas e os gestores – toda equipe ganha em produtividade e o retorno sobre o investimento é muito maior.

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