Gestão de coletas: 6 dicas para criar um processo eficiente

Uma operação logística eficiente está diretamente ligada à pontualidade das entregas, que por sua vez, depende da coleta das mercadorias e do transporte de cargas. Em resumo, para que toda cadeia funcione perfeitamente é importante ter informações exatas sobre cada etapa do processo. 

A grande parte dos problemas enfrentados está na falta de roteirização e na gestão do deslocamento. Portanto, para obter uma gestão de coletas eficaz a tecnologia é a grande parceira das empresas. 

Neste artigo, vamos explicar como driblar os desafios da logística de coleta e ganhar mais eficiência neste processo. 

Os erros mais comuns na gestão de coletas 

Um dos erros mais graves das empresas é a ausência de tecnologia nos processos. Quando falamos em logística, o prazo é crucial no sucesso da operação. Mas para dar velocidade e dinamismo aos procedimentos, isso somente é possível com o apoio da tecnologia. 

Outro ponto, ao acompanhar a operação logística apenas no papel, a empresa nunca saberá dizer o que está acontecendo em tempo real. Afinal, como será feita a observação do deslocamento? 

Desta forma, os encarregados e gestores não têm o controle efetivo sobre a coleta de mercadorias e muito menos sobre as entregas. Além disso, a falta de comunicação com os motoristas é outro agravante, que também dificulta o gerenciamento de devoluções.

Não menos importante, a organização das rotas de coletas é crucial para atender o prazo. Quando a coleta é feita de forma desorganizada, sem se preocupar com a capacidade da frota e as particularidades dos clientes, isso gera maior custo para a operação. 

Mais um pensamento errôneo na gestão de coletas é acreditar que somente as grandes empresas precisam de um sistema logístico. A partir do momento que a companhia começa a fazer entregas e/ou coletas, já deve pensar em organizar e estruturar os processos. Afinal, o propósito de toda organização é crescer e o ideal é que seja de forma eficiente.

Por fim, existem profissionais que compreendem a importância da tecnologia para simplificar os processos logísticos. No entanto, optam por soluções generalistas, que acabam não sendo tão efetivas quanto poderiam. 

Dicas para criar uma gestão de coletas eficiente

A coleta de mercadorias é muito dinâmica. Portanto, quando uma empresa consegue desempenhar um bom trabalho costuma se destacar no mercado. E, com uma logística eficiente é possível otimizar as rotas, garantir a pontualidade na coleta de mercadorias e até aumentar a produtividade da equipe. 

Não há dúvidas de que a tecnologia simplifica a operação logística. Mas, é natural surgirem alguns questionamentos sobre qual a tecnologia mais adequada para o seu negócio

O primeiro passo é sempre entender e observar os seus processos, cada empresa funciona de uma forma. Por isso, compreender onde estão os pontos de atenção e otimização, ajudará a fazer a melhor escolha.

A seguir, vamos apresentar alguns tópicos importantes para construir uma gestão de coletas produtiva. 

#1 Tenha as informações organizadas

Antes de pensar na rota é preciso ter em mente quais são todos os seus clientes e serviços a serem realizados. Muitas transportadoras utilizam um documento chamado “ordem de coleta”. 

Na ordem de coleta contém informações como as especificações dos itens, quantidades, volume, endereço, informações sobre o motorista e o veículo. O documento tem como objetivo registrar a coleta da carga, documentar o percurso realizado até onde a mercadoria será realocada e a nota fiscal emitida.

O documento elimina erros, facilitando o processo de transporte da mercadoria, garantindo ao motorista a retirada dos itens em perfeito estado e melhorando a gestão da logística de transportes. No caso de algum imprevisto ocorrer, a ordem de coleta esclarece possíveis dúvidas.

Em resumo, ter documentado esses detalhes irá ajudar a organizar todo o processo de coleta da empresa e, o mais importante, maior controle das informações. Lembrando que um sistema para gestão de coletas ajudará a centralizar todo esse cadastro dos dados. 

#2 Atente-se aos prazos

Esse é um dos fatores determinantes para otimizar a coleta de mercadorias e conquistar a satisfação dos clientes. Principalmente, porque o atraso pode gerar problemas para o embarcador. 

Afinal, ele planejou o carregamento e contou com a liberação do espaço para receber novos produtos. Ou ainda, a mercadoria pode estar em falta no seu estoque e a demora pode comprometer suas vendas. 

Com uma plataforma específica para a gestão é possível agendar coletas e acompanhar o seu status em tempo real. Além de notificar o prazo de entrega ao cliente, assim ele fica ciente de quando a mercadoria estará em suas mãos. 

#3 Leve em consideração a quantidade de clientes fixos

Ao planejar as rotas utilize seus clientes fixos, adicione, sempre que possível, os novos clientes e/ou clientes esporádicos nas rotas fixas pré-determinadas. Essa etapa irá facilitar a divisão das rotas e a criação de novas, quando necessário, otimizando o tempo e diminuindo custos. 

Se você trabalha com coletas e entregas, muita das vezes dá para atribuir ambas atividades ao mesmo veículo. Desta forma, haverá uma otimização do uso do veículo, redução de gastos com combustível e maior aproveitamento do entregador. 

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Um sistema de roteirização pode ser utilizado para realizar essa operação de forma mais eficiente, considerando restrições de transporte, capacidade dos veículos e outros fatores.

#4 Monitore seu time em campo

Ter um rastreamento da coleta em tempo real fornece informações importantes para a empresa. Por meio dele é possível detectar anormalidades na rota ou atrasos, e ainda avisar o cliente sobre o imprevisto. 

Outro ponto é saber a localização de cada veículo para acompanhar se os motoristas estão cumprindo as rotas planejadas. Além disso, quando há um monitoramento em tempo real é possível extrair dados sobre uma rota, tempo de descarregamento, pausa dos motoristas, entre outros. 

#5 Tenha um bom atendimento ao cliente

As informações de rastreamento são muito úteis para promover um suporte eficiente e avançado. Considere ter uma equipe de atendimento e suporte especializados para tirar as dúvidas do cliente, além de colher críticas e sugestões.

Outra medida fundamental no planejamento de coletas é obter todos os dados do cliente. Qual o melhor dia e horário para a coleta? Existe alguma restrição da empresa para embarque ou desembarque? 

Essas informações aumentam o conhecimento da equipe sobre o cliente e, consequentemente, permitem um atendimento mais personalizado e eficiente.

#6 Use os dados ao seu favor

Provavelmente, você já deve ter ouvido a frase “não se gerencia o que não se mede”, qualquer estratégia que não é acompanhada não trará os resultados esperados. Somente assim, será possível entender o que precisa ser melhorado. 

Ao utilizar um sistema, diversos dados são gerados sobre a operação logística. Desta forma, será possível realizar ajustes de rota, veículos, prazo de atendimento, distribuição das coletas e outros fatores que interferem na qualidade do atendimento e no lucro do negócio. 

É importante ressaltar que esse monitoramento deve ser contínuo, ou seja, os gestores devem criar uma rotina de coleta e análises de dados, focada em trazer resultados positivos.

O planejamento, aliado ao acompanhamento das rotas de coleta, são etapas fundamentais para a manutenção da saúde da empresa, permitindo realizar ajustes que podem tornar a sua operação mais eficiente.

Vuupt: plataforma especializada na gestão de coletas

Imagina investir em ferramentas de roteirização, planejar rotas eficientes, e, ao longo do dia, as coletas ou atendimentos, não ocorrerem de forma correta?

Esta falta de controle sobre o processo de deslocamento pode gerar inúmeras situações negativas para o seu negócio: atrasos, ficar mais tempo que o previsto no local de entrega, exceder a jornada de trabalho, insatisfação do cliente, dentre outros.

Com a nossa solução em Gestão de Coletas é possível gerenciar todo o seu processo logístico, em tempo real. Entenda cada passo da sua operação, acompanhe sua equipe, veja o tempo de coleta, avaliações de clientes e relatórios completos da sua última milha.

Além disso, com um software é possível conectar dispositivos móveis, motoristas e a central de monitoramento. Essa conexão aumenta a visibilidade da operação, pois otimiza as atividades do motorista que pode se comunicar mais facilmente com a central.

Conheça a plataforma da Vuupt e entenda como podemos agregar ao seu serviço de coletas.